В 2026 году ЭДО в грузоперевозках станет обязательным, а всех экспедиторов обяжут зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог». Подготовку к изменениям стоит начать уже сейчас: выпустить электронные подписи, обучить работников, определиться с программой для учета и обмена данными.
Самое важное, если нет времени читать:
— С 1 сентября 2026 года ЭДО обязателен в автомобильных, железнодорожных и авиаперевозках.
— Транспортная накладная будет оформляться только в электронном виде.
— С 1 марта 2026 года вводится обязательная регистрация в реестре экспедиторов.
— Изменения касаются практически всех перевозчиков, отправителей, получателей, экспедиторов независимо от сферы деятельности. Исключений немного, их утвердят позднее.
— Формы электронных документов утвердит ФНС.
— Стоит заранее выбрать подходящее решение для ЭДО, чтобы позже не заниматься этим в хаосе и спешке. Например, можно подключить облачную 1С + «1С-ЭПД» для обмена перевозочными документами.
Грузоперевозчики перейдут на ЭДО с 1 сентября 2026 года
В сфере грузоперевозок грядет цифровая реформа — ЭДО станет обязательным, а от большинства бумажных документов придется отказаться. Федеральный закон № 140-ФЗ вносит изменения в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Дальше — дело за участниками перевозок и тем, насколько оперативно они успеют подстроиться под новые правила и скорректировать процессы.
Ключевые поправки связаны с отказом от бумажных форм документов с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные (ЭТрН), заказ-наряды, заявки, экспедиторские документы (расписки, поручения) придется оформлять в электронном виде. Также новые правила затронут накладные, которые используются в авиации и ж/д-перевозках. Важный нюанс в том, что теперь в транспортной накладной нужно указывать экспедитора — раньше это было не обязательно. Во многом поправки нацелены именно на то, чтобы вывести экспедиторов из «тени», регламентировать их работу и усилить контроль.
Бумажный документооборот не уйдет в прошлое насовсем, но сфера его применения будет крайне ограничена, исключения утвердит Минтранс.
Регистрация в реестре экспедиторов станет обязательной
Все участники транспортно-экспедиционной деятельности — ИП и юрлица, должны зарегистрироваться в государственном реестре экспедиторов. Регистрация бесплатная, направить заявку можно через профиль на Госуслугах. Сам реестр располагается на логистической платформе «Гослог».
Работа считается легальной только после регистрации в реестре. Если записи нет, то заниматься перевозками запрещено.
Какие данные нужно сообщить в реестр
Для ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП, email, телефон, адрес места жительства.
Для компаний: название, ИНН, ОГРН, email, телефон, место нахождения и адрес регистрации.
Также к этим данным нужно добавить список услуг. При желании можно указать адрес сайта, территорию оказания услуг и размер максимальной страховой суммы в рамках ответственности экспедитора.
Если всё в порядке с документами, то регистрация пройдет за 1 рабочий день. Если нужны корректировки, то срок может увеличиться до 7 рабочих дней. Всем действующим экспедиторам установлен дедлайн для регистрации — максимум 60 дней начиная с 1 марта 2026 года. Говоря проще, уже к концу апреля 2026 все экспедиторы должны иметь запись в реестре.
Важно. В реестре регистрируются только компании и ИП, которые перевозят коммерческие грузы внутри страны. Для международных перевозок и перевозок для своих нужд регистрация в реестре не требуется.
Что сделать уже сейчас: 3 шага к переходу на ЭДО
Отправителям, перевозчикам и получателям грузов важно уже сейчас начать подготовку к изменениям. Разберем три ключевых шага.
Шаг 1. Оформить электронные подписи и МЧД
Квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи (КЭП и НЭП) должны быть и у руководителя компании, и у всех уполномоченных сотрудников.
Если вы делегируете подпись перевозочных документов работнику, то для него надо дополнительно оформить машиночитаемую доверенность, с помощью которой он будет подтверждать полномочия.
Больше полезных материалов по теме:
— Форматы МЧД в 2025 году: какие доверенности подойдут для ФНС, СФР, Росстата
— Отчетность в Росстат теперь только с МЧД: новые требования действуют с 1 мая
— Новые правила сдачи ЕФС-1 с 1 июля — теперь только через Единую цифровую платформу с МЧД
— Как перейти на новый формат УПД 5.03 в 1С и избежать ошибок
— Новые возможности сервиса «Прозрачный бизнес»: проверка перехода на ЭДО
Шаг 2. Выбрать ПО для учета перевозок и обмена данными
Есть специализированные программы и сервисы, которые разработаны специально для учета грузоперевозок и обмена документами между участниками сделки. Например, если вы ведете учет в 1С, то можете подключить к программе сервис «1С-ЭПД».
Шаг 3. Обучить сотрудников и договориться с контрагентами
Сообщите работникам об изменениях и разъясните новые правила оформления и обмена перевозочными документами. Все участники процесса перевозок должны быть готовы к изменениям: бухгалтерия, логисты, водители.
Также стоит заранее связаться с контрагентами и обсудить формат дальнейшего сотрудничества. Совместно определиться с подходящим ПО, скорректировать договоры и соглашения, внутренние регламенты компании.
Пока остается время, рекомендуем в тестовом режиме проверить всю цепочку взаимодействия с партнерами, чтобы в 2026 году уже спокойно работать по-новому и не разбираться в новых правилах в панике и стрессе.
Подготовка для экспедиторов займет больше времени и сил, за их деятельностью будут следить особенно тщательно. Например, у ИП или директора экспедиторской компании не должно быть неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления — иначе не получится зарегистрироваться в реестре и продолжать легальную работу.
Сервис 1С-ЭПД поможет легче перейти на ЭДО
Сервис «1С-ЭПД» разработан специально для участников грузоперевозок. Подключите его к вашей учетной программе и начните обмениваться документацией по ЭДО. Избавьтесь от лишних бумаг и затрат, сократите до минимума риск ошибок.
При покупке «1С-ЭПД» вы платите только за исходящие документы, есть различные тарифы сроком на 1 год. В одном тарифе предусмотрено от 600 до 100 000 тысяч отправок. Обращайтесь — специалисты «Е-Офис 24» расскажут детали и помогут подобрать подходящий тариф.
Возможности сервиса:
✔️ Создание, подпись, обмен перевозочными документами между контрагентами. Обменивайтесь накладными, наряд-заказами, ведомостями, путевыми листами, неформализованными документами. Все документы автоматически отправляются в ГИС ЭПД.
✔️ Корректировка маршрутов и контроль за перевозками в режиме онлайн. Изменения в документах сразу отражаются у всех участников сделки.
✔️ Не обязательно подключать 1С — «1С-ЭПД» может интегрироваться в вашу учетную систему.
Оформление электронной транспортной накладной в «1С-ЭПД»
❗ Сервис «1С-ЭПД» можно подключить в «Е-Офис 24». У нас есть все нужные решения для удаленного ведения учета и бухгалтерии. Программы и сервисы 1С доступны онлайн, а быстро разобраться со сложными вопросами поможет своя бесплатная техподдержка. Оставляйте заявку, а мы расскажем больше про «1С-ЭПД» и облако, поможем подключиться с выгодой.
Иллюстрация от freepik на freepik.com
