С 1 сентября большая часть перевозочных документов перейдет в электронный формат. Путевой лист стал исключением. Оформлять этот документ можно как в цифровом, так и в бумажном виде. Однако если речь про перевозку алкоголя, то электронный ПЛ уже становится обязательным.
Что такое электронный путевой лист (ЭПЛ) и зачем нужен
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это аналог бумажного путевого листа в XML-формате. В документе указывают сведения о транспортном средстве, водителе, маршруте, вносят данные одометра и пробег, ставят отметки о техконтроле и медосмотре. Документ дает понять, каким именно образом использовали машину, сколько топлива было потрачено и какое состояние здоровья было у водителя.
Электронный путевой лист равнозначен бумажному и имеет ту же юридическую силу. Разница — в принципе создания, заполнения и хранения. ЭПЛ формируется в сервисе для ЭДО оператора ЭПД, автоматически отправляется в систему ГИС ЭПД и там же хранится. Все участники сделки имеют доступ к документу: могут вносить данные в свой раздел (титул), подписывать его электронной подписью, вносить корректировки, просматривать обновления.
Путевой лист оформляют все компании и ИП, которые занимаются коммерческими перевозками людей и грузов, сдают транспорт с экипажем в аренду. Нужен ли электронный формат путевого листа — вопрос другой. ЭПЛ с 1 сентября 2026 года не становится обязательным для всех, перейти на него должны будут только те, кто перевозит слабоалкогольные напитки с маркировкой. Остальной бизнес переходит по желанию или продолжает оформлять путевой лист на бумаге.
Переход на ЭПЛ сокращает расходы на печать, упрощает взаимодействие с госорганами исключает риск потери документов. Для работы с путевым листом и другими перевозочными документами рекомендуем подключить сервис «1С-ЭПД». Это встроенное в 1С решение для создания, обмена и хранения ЭПЛ и других ЭПД. Что включено: мобильное приложение для водителя, все актуальные формы документов, автоматические уведомления об изменениях и многое другое!
Читайте больше по теме в нашем блоге:
— Грузоперевозки перейдут на обязательный ЭДО
— УПД — главный отгрузочный документ с 2026 года
— Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года
— ГИС ЭПД в 2026 году: что это за система
— Обязательная регистрация в ГосЛогКак заполняется ЭПЛ и какие титулы он содержит
Электронный путевой лист состоит из отдельных блоков, которые называются титулами. В заполнении участвуют ответственные сотрудники: они вносят данные и ставят электронную подпись в своем титуле. Обязательных титулов шесть.
В заполнении путевого листа контрагенты (получатели груза) не участвуют, его от начала и до конца формирует компания, которая предоставляет транспорт. Если компания предлагает в аренду авто без водителя, то путевой лист заполняет арендатор. Главное правило: заполняет ПЛ тот, кто фактически использует транспорт. Если допущена ошибка при заполнении — создается новый путевой лист.
Какие титулы оформляют до выезда машины
Титул 1 (Т1) — Обстоятельства и особенности рейса. На первом этапе диспетчер компании-собственника автомобиля создает путевой лист и вносит ключевую информацию о рейсе: сведения о собственнике транспорта, водителе и водительском удостоверении, транспорте (марка, модель, госномер), виде перевозки и сообщения, сроке действия путевого листа. Титул подписывается с помощью квалифицированной или неквалифицированной ЭП + МЧД.
Титул 2 (Т2) — Результат предрейсового медосмотра. Медработник проверяет состояние здоровья водителя, убеждается, что его можно выпустить на линию, и вносит эти данные в ПЛ. Дополнительно указывает свои данные, дату и время осмотра. Подписывает титул с помощью КЭП.
Титул 3 (Т3) — Результат предрейсового контроля технического состояния машины. Автомобиль выпускают в рейс только после того, как механик проведет техосмотр. Он фиксирует исправность авто, дату и время, подписывает раздел с помощью КЭП или НЭП.
Титул 4 (Т4) — Показания одометра при выезде. Обычно тоже заполняет механик вместе с титулом 3. После заполнения четвертого титула авто может отправляться в путь.
Также на этом этапе в ГИС ЭПД автоматически формируется QR-код с данными путевого листа — при необходимости водитель может показать этот код сотрудникам ГИБДД при проверке.
Какие титулы оформляют по завершению рейса
Титул 5 (Т5) — Показания одометра при заезде. После возвращения машины на парковку механик повторно снимает показания одометра и вносит данные в путевой лист. Это дает понять пройденное расстояние и количество потраченного топлива.
Титул 6 (Т6) — Результат послерейсового медосмотра. Также повторный медосмотр водителя проводит медик, результаты фиксируются в ПЛ. Это обязательный этап для водителей, которые перевозят пассажиров и опасные грузы. В остальных случаях заполнение регламентируется внутренними правилами компании.
Актуальная форма ЭПЛ 5.01 закреплена в приказе ФНС № ЕД-7−26/116. Также сейчас на рассмотрении находится приказ с новым форматом ЭПЛ 5.02. В нем появятся новые опциональные титулы «Изменение сведений о водителе» и «Задание водителю», увеличится число сотрудников-подписантов ПЛ. На 08.06.2026 года проект приказа пока не принят. Следите за информацией.
После рейса документ остается в сервисе ЭДО и передается в государственную систему ГИС ЭПД, где хранится на протяжении 5 лет. Все участники могут в любой момент зайти и изучить информацию.
Что меняется с 1 сентября и как перейти на ЭПЛ
Сфера грузоперевозок переходит на ЭДО, с 1 сентября электронные перевозочные документы становятся обязательными в большинстве случаев. Путевой лист стал исключением. С 1 сентября ЭПЛ обязателен только для тех, кто занимается перевозками слабого алкоголя с маркировкой «Честного знака»: пиво, сидр, медовуха и другое, подробнее в постановлении Правительства РФ № 1944. Для крепких спиртных напитков ЭПЛ всё еще не обязательна.
Во всех остальных случаях компании и ИП могут сами выбрать — хотят ли они перейти на электронные путевые листы или нет. Если весь документооборот уже перешел на ЭДО, то и перевод ПЛ в цифру кажется логичным, но при желании можно остаться и на бумаге.
Чтобы начать работу с ЭПЛ нужно подключиться к государственной системе ГИС ЭПД. Вся документация передается и хранится там, а компаниям нужно заключить договор с аккредитованным оператором ЭДО из списка Минтранса. Это обязательное условие для доступа к системе и обмена документами.
Для успешного перехода на ЭПЛ следуйте этим шагам:
1 — Заключите договор с оператором ИС ЭПД. Частные компании получают аккредитацию в Минтрансе и могут продавать собственные сервисы для работы с ЭПД. Заранее уточните все условия, стоимость тарифов, наличие мобильного приложения для водителя. Выбирайте оператора только из официального перечня на сайте Минтранса.
2— Назначьте и обучите ответственных. Путевой лист создает диспетчер компании-перевозчика, механик и медик ставят в нем отметки о техосмотре и медосмотре, в некоторых случаях свою часть заполняет водитель. После завершения рейса ПЛ попадает к бухгалтеру для учета расхода топлива, списания ГСМ и расчета выплат водителю. Для всех этих сотрудников нужно провести обучение, настроить доступы к сервису для ЭДО.
3 — Оформите электронные подписи и МЧД. Нужны УКЭП для руководителя и медика, УКЭП или УНЭП плюс машиночитаемая доверенность для механика. Водитель подписывает путевой лист в том случае, когда на одну машину их выписано несколько и когда нужно подтвердить показания одометра при передаче транспорта другому водителю — необходима УКЭП + МЧД.
4 — Подготовьте водителя к работе с ЭПЛ. Водителю может понадобиться смартфон или планшет для работы с путевым листом в мобильном приложении, также нужно заранее установить само приложение и объяснить, как с ним работать.
Ищете надежный сервис для работы с ЭПЛ? Тогда рассмотрите «1С-ЭПД»!
Сервис «1С-ЭПД» позволяет создавать, обмениваться и хранить электронные путевые листы в программе 1С. Заполняйте титулы, подписывайте их с помощью КЭП и передавайте в ГИС ЭПД. Предусмотрено мобильное приложение для быстрого внесения показателей одометра и пробега, формирования QR-кода для проверок на дороге.
С помощью сервиса вы упрощаете взаимодействие с госорганами, ускоряете обмен данными с коллегами, снижаете до минимума риск подделок и утери документации. В «1С-ЭПД» доступны все актуальные формы ЭПД, в том числе ЭПЛ.
Подключить 1С-ЭПД можно в «Е-Офис 24». Специалисты нашей техподдержки бесплатно помогут с подключением сервиса к программе 1С, обращайтесь!
Иллюстрация создана при помощи ChatGPT
