Какие нужны электронные подписи для ЭПД с 1 сентября: разбираемся в специфике КЭП, НЭП, ПЭП

Участники грузоперевозок активно готовятся к переходу на ЭДО с 1 сентября. Для работы с документацией нужна подходящая электронная подпись. Разбираемся, какие есть виды подписей для ЭПД и как выбрать нужную. 

С 1 сентября для обмена ЭПД нужны электронные подписи

Документы для коммерческих перевозок на машинах теперь нужно оформлять и подписывать исключительно в электронном виде, передавать через оператора ЭДО в госсистему ГИС ЭПД и хранить там же. В электронный формат перейдет транспортная накладная, заказ-наряд, заказ-заявка, сопроводительная ведомость. Перевозчики слабого алкоголя дополнительно должны перейти на электронный путевой лист. 

Новые обязанности касаются всех: грузоотправителей, перевозчиков, получателей, экспедиторов. Времени на подготовку остается немного. Для успешного обмена ЭПД с 1 сентября необходимо заранее выпустить электронные подписи. Подпись понадобится всем, кто создает, заполняет и заверяет разделы (титулы) перевозочных документов. Например, если это путевой лист, то подпись нужна диспетчеру, медику, механику и водителю. 

Базовый вариант — квалифицированная электронная подпись (КЭП), она подойдет в большинстве случаев, но можно использовать и другие виды ЭП. 

Читайте больше по теме в нашем блоге:

— Грузоперевозки перейдут на обязательный ЭДО

— УПД — главный отгрузочный документ с 2026 года

— Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года

— ГИС ЭПД в 2026 году: что это за система

— Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Кому нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись — это универсальный и наиболее защищенный формат, который приравнивается к собственноручной подписи. При передаче документа внутри компании можно использовать разные виды подписей, но для отправки в ГИС ЭПД подойдет только КЭП. Без нее документ не будет считаться юридически значимым для контролирующих органов. 

Такой вид подписи оформляют в первую очередь руководителям и ИП, также она пригодится сотрудникам, которым доверили подписывать ЭПД в качестве представителей: диспетчерам, логистам, кладовщикам. Во втором случае одной КЭП недостаточно, нужно дополнительно прикладывать машиночитаемую доверенность. Исключение — медики, им достаточно одной КЭП. 

За бесплатным оформлением КЭП для руководителя обращаются в удостоверяющий центр ФНС. Подписи для сотрудников — платные, оформляются в коммерческих удостоверяющих центрах. Сама подпись действует 12–15 месяцев, после чего необходимо получать новый сертификат. 

❗ Полезно знать. В интернете также часто фигурирует название «усиленная квалифицированная электронная подпись». Обратите внимание, что УКЭП и КЭП — это одно и то же, никакой разницы между ними нет. УКЭП — полное название той же самой подписи, которое для удобства часто сокращают до КЭП. 

Что такое неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись можно использовать для документооборота между контрагентами, ее выпускают для водителя, логиста, диспетчера, кладовщика. НЭП подтверждает личность подписанта и то, что после подписи в файл не вносились изменения. Отправить в ГИС ЭПД документ, подписанный НЭП, не получится, необходимо дополнительное заверение с помощью КЭП. 

Обычно для создания юридической силы документу с подписью НЭП стороны заключают между собой соглашение. В случае с ЭПД закон прямо указывает возможность использования неквалифицированной подписи, поэтому отдельных соглашений с контрагентами заключать не нужно. 

Для электронных перевозочных документов используют только один конкретный формат УНЭП, созданный в приложении «Госключ» с авторизацией через Госуслуги. Подпись оформляется бесплатно, всё можно сделать онлайн. Как и КЭП, НЭП действует до 15 месяцев и далее нуждается в перевыпуске. 

Когда достаточно простой электронной подписи (ПЭП) 

Простая электронная подпись — это код из СМС или логин/пароль, с помощью которых подтверждается факт действий с ЭПД, но не гарантируется неизменность документа. У ПЭП нет криптографической защиты, поэтому для подписи документа с последующей отправкой в ГИС ЭПД она не подходит. 

ПЭП нужна для внутренних отметок, в первую очередь ее используют водители при погрузке/выгрузке. Такая подпись дает понять, что в документ внесли новую информацию. Чтобы подтвердить действия и дать им юридическую силу, документ нужно дополнительно заверить с помощью КЭП. 

Фиксированного срока действия у ПЭП нет, так как технически это не отдельный файл или сертификат, а комбинация логина + пароля и кода из СМС. 

Каким сотрудникам нужно оформить МЧД 

В некоторых случаях помимо подписи может пригодится машиночитаемая доверенность (МЧД). Она нужна для подтверждения полномочий, оформляют МЧД на сотрудников с правом подписи ЭПД от имени организации. Если руководителю достаточно одной КЭП, то сотрудник подписывает документ КЭП или НЭП и прикладывает доверенность. 

МЧД для подтверждения полномочий часто оформляют на бухгалтера, логиста, диспетчера, кладовщика. Говоря проще, она нужна любому сотруднику, который действует от имени компании. Для оформления МЧД не нужно никуда ехать, ее можно выпустить на сайте ФНС или в сервисе для ЭДО. Например, для программ 1С такой функционал доступен в сервисах «1С-ЭДО» и «1С-Отчетность». 

Срок действия МЧД задают вручную, можно выбрать любой. Если не указать срок, то считается, что доверенность действует в течение одного года. 

Для удобства соберем все роли сотрудников и подходящие подписи для них в таблицу

Удобный сервис для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД) из программ 1С

Сервис «1С-ЭПД» разработан специально для участников грузоперевозок. Подключите его к вашей учетной программе и начните обмениваться документацией по ЭДО. Создавайте, подписывайте и храните ЭПД прямо в 1С.

Сервис автоматизирует и ускоряет документооборот между всеми участниками цепочки, от отправителя до водителя и получателя. Предусмотрена синхронизация с государственной системой ГИС ЭПД и автоматические уведомления обо всех изменениях. Вы всегда в курсе, на каком этапе сейчас перевозка и можете оперативно внести корректировки.

При покупке «1С-ЭПД» вы платите только за исходящие документы, есть различные тарифы сроком на 1 год. В одном тарифе предусмотрено от 600 до 100 000 тысяч отправок. Обращайтесь — специалисты «Е-Офис 24» помогут с подключением сервиса в программе 1С.