С 1 сентября грузоперевозки перешли на обязательные ЭПД. Уже в первые месяцы стало понятно, что проблем достаточно много: сложно выбрать подходящий сервис, происходят сбои из-за непредвиденных обстоятельств, контрагенты не хотят подключаться к ЭДО и разбираться в тонкостях, не хватает нужных подписей и так далее. Разберем частые проблемы новичков.
Переход на транспортный ЭДО: что происходит сейчас
С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок перешли на обязательное применение электронных перевозочных документов. Теперь транспортная накладная, заказ-заявка, заказ-наряд и другие документы оформляются только в электронном виде с передачей в государственную систему ГИС ЭПД через оператора ЭДО. Например, через сервис «1С-ЭПД». Среди исключений — путевой лист, электронная форма которого обязательна только при перевозках слабого алкоголя.
После введения новых правил прошло какое-то время, и перевозчики успели столкнуться с первыми ошибками и сложностями при оформлении ЭПД. Отсутствие нужных подписей, неготовность контрагентов, неработающий роуминг — проблем очень много. Мы собрали основное, с чем может столкнуться бизнес при переходе на транспортный ЭДО. Разберем частые ошибки и способы их решения.
А как проходит ваш переход на ЭПД? Всё гладко или возникли трудности? Расскажите о своем опыте в комментариях, а если знаете решение непростой ситуации — обязательно поделитесь. Так материал станет еще полезнее для вас и других коллег «по несчастью» :)
Какие ошибки допускают при работе с ЭПД и ЭТрН
1. ЭПД и ЭТрН не работает. Невозможно отправить документ из-за сбоя или отсутствия интернета
Здесь нужно смотреть, на чьей именно стороне случился сбой, от этого напрямую зависит порядок действий.
В октябре 2026 года наблюдаются перебои с работой «1С-ЭПД» из-за инцидентов с дата-центрами Яндекса. Специалисты Яндекса совместно с ГК «Калуга Астрал» занимаются решением проблемы. Главный вопрос здесь — как быть с ЭПД? Минтранс подтвердил, что на период сбоев можно оформлять перевозочные документы в бумажном виде. После восстановления работоспособности необходимо вернуться к ЭДО.
Могут быть и другие сложности — сбои на стороне ГИС ЭПД, оператора ИС ЭПД, отсутствие интернета не по вине бизнеса. Здесь очень важно собирать доказательства сбоя: скриншоты с датой и временем, системное сообщение об ошибке, переписки с техподдержкой, официальные письма. Например, можно скачать для предъявления в ФНС письма от ГК «Калуга Астрал».
Что делать: фиксировать сбои, сохранять скриншоты и подтверждения того, что проблема произошла не по вашей вине. В идеале — иметь дополнительный резервный канал связи с контрагентами.
2. Дублирование электронных документов в бумажном виде «на всякий случай»
Компании по привычке печатают бумажные накладные и одновременно вводят электронный документооборот и начинают оформлять ЭТрН. В итоге возникает задвоение — один и тот же документ фигурирует в учете дважды. Это создает лишнюю нагрузку на сотрудников и вызывает риск расхождений. Например, в бумажной версии указаны одни реквизиты, а в электронной уже другие. ФНС может сравнить оба документа и запросить пояснения. Придется выяснять, какой из документов корректный.
Налоговики отдельно предупреждают, что не стоит выпускать ЭТрН задним числом — уже после завершения перевозки и оформления накладной в бумажном виде.
Что делать: четко разграничить, в каких ситуациях вы используете бумажный документооборот, а в каких — электронный. Есть 12 случаев, при которых Минтранс разрешает оформлять накладную на бумаге (спецгрузы, совпадение отправителя и получателя, отсутствие интернета в отдаленной местности). Это разграничение нужно закрепить локальным нормативным актом.
Если бумажный документ нужен водителю, то распечатайте ЭПД со штампом электронной подписи. Отдельную накладную создавать не нужно.
Больше по теме: Когда ЭТрН можно не оформлять
3. Критические ошибки в уже отправленной ЭТрН без возможности редактирования
В ЭТрН есть сведения, которые после подписи титула исправлять нельзя, они перечислены в постановлении Правительства РФ № 931. В таких случаях нельзя сделать исправленный титул, только оформить новый. К критичным полям относятся: фактическая масса груза, количество мест, состояние упаковки, дата и время прибытия машины под выгрузку, масса брутто и нетто, а также оговорки и замечания перевозчика.
Если ошибка не критичная, то разрешается сделать корректировку. Например, если опечатались в адресе погрузки/выгрузки, внесли неверные параметры автомобиля. Исправление оформляется отдельным титулом, в ГИС ЭПД сохранятся и первоначальная, и исправленная версии с указанием номера и даты исправления.
Что делать: по возможности проверяйте критичные поля до подписания и отправки в ГИС ЭПД. Если не уверены, как поступить, свяжитесь с вашим оператором ИС ЭПД.
Больше по теме: Переход на ЭТрН
Переход на ЭТрН упрощает взаимодействие с госорганами и контрагентами, исключает риск потери документов. Для работы с транспортной накладной и другими перевозочными документами рекомендуем подключить встроенное в 1С решение — сервис «1С-ЭПД». Что включено: все актуальные формы документов, автоматические уведомления об изменениях, роуминг с другими операторами, мобильное приложение для водителя и многое другое!
4. Расхождения между ЭТрН и данными учета: реквизиты, даты, суммы
Может возникать проблема, когда данные в ЭТрН не «бьются» с первичкой, счетами-фактурами, УПД. Для налоговой такие расхождения — повод заподозрить фиктивность сделки и отказать в признании расходов законными. Такое может возникать при ручном переносе данных. Посмотрели не туда, внесли не то — и в итоге данные разнятся, а контролирующие органы и партнеры уже строчат претензии.
Что делать: настроить интеграцию учетной системы с сервисом для работы с ЭПД — так, чтобы все данные подтягивались из одного источника. Перед подписанием титула сверяйте ключевые реквизиты: название компании, ИНН, суммы, даты.
Больше по теме: Товарно-транспортная накладная
5. Контрагент пользуется другим сервисом, не настроен роуминг
Отправитель груза работает в одном сервисе, перевозчик — в другом, получатель — в третьем. Без настройки роуминга документ может просто не дойти или пропасть по дороге. Например, отправитель может четко видеть у себя в системе, что ЭТрН заполнена и отправлена, а его контрагент даже не в курсе, что документ вообще существует и его надо подписать — у него в программе ничего не появилось.
В итоге вся цепочка рушится, сроки горят, а участники начинают связываться друг с другом и выяснять, на каком этапе возникли неполадки. Иногда в таких случаях решают обменяться документами по электронной почте «для оперативности», но это не лучший способ, ведь так гораздо сложнее подтвердить отправку.
Что делать: перед началом обмена ЭПД обговорите с контрагентом все нюансы работы, проведите тестовый обмен. Узнайте, перешел ли вообще партнер на транспортный ЭДО, в каком сервисе работает и что с роумингом. Стоит уточнить у оператора, для каких конкретно форм документов сейчас доступен роуминг, какие еще только планируют подключить, а какие вообще останутся недоступны.
Например, сейчас ни один оператор не дает технической возможности обмениваться через роуминг путевыми листами. Обмен возможен только в рамках одного сервиса.
Больше по теме: Как работает сервис 1С-ЭПД
6. Контрагент забыл подписать титул или перепутали очередность подписей
ЭТрН проходит через несколько этапов, на каждом из них участники заполняют и подписывают соответствующий титул. При стандартной перевозке схема выглядит так: T1 (отправитель) → Т2 (перевозчик при погрузке) → Т3 (получатель) → Т4 (перевозчик при выгрузке). При этом участники сделки не всегда точно знают, на каком этапе и что им нужно делать.
Случается так, что накладная «зависает». К примеру, товар уже выгрузили, но получатель не подписал титул Т3. Сделка стопорится, документ не может двигаться дальше. В итоге перевозчик не может закрыть рейс, а машина простаивает. Получатель часто игнорирует свои обязательства, считает их неважными, ведь товар уже итак получен и сделка прошла успешно.
Что делать: определите, какой сотрудник какой титул должен подписывать, а также закрепите «запасного» сотрудника на случай отпуска/болезни основного. Если титул не подписан, а машина уже уехала — срочно свяжитесь с контрагентом и выясните, что с подписями. Если ошибка в очередности — узнайте, на каком этапе всё пошло не так и переоформите документ в нужном порядке.
Больше по теме: Схема подписания ЭТрН
7. Сертификат подписи истек, подпись не подходит или отсутствует МЧД
Сертификат электронной подписи имеет свой период действия, стандартно КЭП руководителя выдается на срок до 15 месяцев. Нужно следить, чтобы подпись была действующей, иначе 1С и сервис для работы с ЭПД выдадут ошибку. Могут быть ситуации, когда сертификат действующий, но не подходит для конкретной ситуации. Или у ответственного сотрудника нет машиночитаемой доверенности, чтобы действовать от имени руководителя.
В последнем случае нужно смотреть на роль подписанта. Например, при подписи путевого листа медик использует исключительно КЭП, другие подписи не подойдут. МЧД ему не нужна, если медик не работает у перевозчика, а приглашен из сторонней медорганизации. А вот если путевой лист подписывает штатный механик от имени директора — МЧД уже обязательна.
Подписи и доверенность можно выпустить электронно, но не факт, что это можно будет сделать быстро. В любом случае вы рискуете простоем и задержками рейса.
Что делать: следить за сроками действия КЭП и МЧД, проверять их до начала перевозки. Руководителю МЧД не нужна, для всех остальных (кроме медика) — обязательна. Водителю подойдет простая электронная подпись без срока действия. Остальным подойдет КЭП или НЭП, выпущенная в «Госключе».
Больше по теме: Какие нужны подписи для ЭПД
8. Сотрудник уволился, а его сертификат ЭП не отозван — документы продолжают уходить от его имени
Сертификат электронной подписи можно использовать до тех пор, пока не истечет срок его действия. Даже если специалист уволился, его подпись не прекращает действие автоматически. Например, в августе на имя диспетчера выпустили НЭП, а в сентябре он покинул компанию. НЭП продолжает действовать, и другие сотрудники используют эту подпись для ЭПД.
Дело рискованное, ведь получается, что документ подписывает постороннее лицо — бывший сотрудник, который уже не работает и не может иметь доступа к внутренним документам по сделкам. ЭПД, которые заверены таким «фантомным» подписантом, будет легко оспорить.
Что делать: при увольнении отозвать сертификат физлица и закрыть доступ к сервисам для ЭДО и внутренней документации. Отозвать сертификат можно через удостоверяющий центр прямо в день увольнения или чуть раньше. Проверить, что все документы, которые подписывал этот сотрудник, закрыты и проведены. Если он был единственным подписантом — заранее выпустить новую подпись на другого специалиста.
Больше по теме: Штрафы за ЭПД перенесли на 2027 год
9. Нет поддержки ЭПД в 1С, устарели справочники
Редко обновляете или вообще не обновляете 1С, из-за чего программа пытается отправить старую форму перевозочного документа, которую ГИС ЭПД уже не принимает. Могут быть устаревшие данные в справочниках 1С: ИНН, адреса, данные водителей. В итоге программа показывает ошибку или сведения отправляются с неточностями.
Что делать: периодически обновляйте 1С до актуального релиза с поддержкой актуальных изменений по ЭПД. Проверяйте справочники, обновляйте данные о контрагентах, водителях, транспорте, адресах.
Больше по теме: 15 главных вопросов про ЭПД
Ищете надежный сервис для работы с транспортными накладными? Тогда рассмотрите «1С-ЭПД»!
Сервис «1С-ЭПД» позволяет создавать, обмениваться и хранить электронные транспортные накладные в программе 1С. Система оперативно уведомляет обо всех обновлениях в документе. Вы сразу узнаете о том, что партнер внес корректировки, изменил маршрут или подписал свою часть накладной.
С помощью сервиса вы упрощаете взаимодействие с госорганами, ускоряете обмен данными с другими участниками сделки, снижаете до минимума риск подделок и утери документации. В «1С-ЭПД» доступны все актуальные формы ЭПД, в том числе ЭТрН, поддерживается роуминг с другими операторами, есть мобильное приложение для водителя и не только!
Подключить 1С-ЭПД можно в «Е-Офис 24». Специалисты нашей техподдержки бесплатно помогут с подключением сервиса к программе 1С, обращайтесь!
Иллюстрация создана при помощи ChatGPT