С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными. Все, кто занят в коммерческих перевозках, будут оформлять транспортные накладные, путевые листы и заказ-заявки в сервисах для ЭДО, подписывать их электронной подписью и отправлять в ГИС ЭПД. Вопросов от бизнеса поступает много — мы собрали 15 популярных и ответили на них.
15 частых вопросов про ЭПД в грузоперевозках
Коротко и по делу рассказываем: кому, когда и как перейти на ЭДО в грузоперевозках. В отдельных разделах даем ссылки на дополнительные материалы — обязательно переходите и изучайте подробную информацию. Здесь приводим самую выжимку.
Кто обязан перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года
Все участники коммерческих грузоперевозок наемным транспортом: грузоотправители, перевозчики и грузополучатели. Формат бизнеса значения не имеет — новые требования касаются как компаний, так и ИП, крупных, средних и мелких.
Обязательный электронный документооборот вводится с 01.09.2026 для всех видов транспорта, но с разным набором документов: для автомобильных перевозок — накладные и заказ-заявки, для ж/д и авиа — только накладные. Также обязательными становятся электронные экспедиторские документы.
До осени действует переходный период: можно оформлять документы на бумаге либо уже перейти на ЭДО по желанию. Переход на ЭПД утвержден и регулируется Федеральным законом № 140-ФЗ.
Для работы с транспортной накладной и другими перевозочными документами рекомендуем подключить сервис «1С-ЭПД». Это встроенное в 1С решение для создания, обмена и хранения ЭТрН и других ЭПД. Что включено: все актуальные формы документов, автоматические уведомления об изменениях, роуминг с другими операторами, мобильное приложение для водителя и многое другое!
Когда закон разрешает оформлять документы на бумаге
Утвержденного списка исключений пока нет, но на рассмотрении находится проект Минтранса (ID: 166281) с перечнем ситуаций, когда допустимо использовать бумажные версии транспортной накладной и заказ-заявки.
Согласно текущей версии проекта, оформлять документы на бумаге можно будет, если речь о:
-
перевозках в зоне ЧС, военного или контртеррористического режима;
-
перевозках воинских грузов, спецгрузов для государственных и оборонных нужд;
-
каботажных перевозках иностранными импортерами из стран ЕАЭС;
-
перевозках для личных, семейных, домашних нужд (не для бизнеса);
-
если клиент — иностранное юрлицо или физлицо.
Во всех остальных случаях обязателен электронный формат.
> Читать больше: Грузоперевозки перейдут на обязательный ЭДО
Оформлять ли ЭПД для международных перевозок
ЭПД обязательны только для перевозок внутри страны между российскими резидентами. Если перевозка идет из-за границы и в ней участвует иностранный контрагент, то на территории РФ пока действуют бумажные документы, хотя часть правил всё еще уточняется. Для внутреннего участка маршрута между двумя российскими резидентами ЭТрН и другие ЭПД нужны в обязательном порядке.
Пока груз находится на территории другой страны, применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.
Перевозчик в статусе самозанятого/ИП, как поступить
Договор перевозки можно заключить либо с ИП, либо с организацией. Самозанятые не могут быть перевозчиками, соответственно новые правила о применении ЭПД на них не распространяются. Индивидуальный предприниматель может развозить грузы, в том числе выступать как руководитель, перевозчик и водитель в одном лице.
> Читать больше: Патент для грузоперевозок
Оформлять ли ЭПД, если доставляем товар своим транспортом
Нет. Если доставляете товар на собственной машине и не выделяете перевозку в договоре с клиентом как отдельную услугу — ЭПД не оформляются. Если арендуете транспорт без экипажа и привлекаете к перевозке собственного водителя — ЭПД тоже не нужны. А вот если бы вы обратились к стороннему перевозчику/экспедитору и заключили с ним договор перевозки, то ЭПД были бы обязательными.
Осуществляем перевозки для своих нужд, нужны ли ЭПД
Не нужны. Требование об оформлении электронных документов действует только для коммерческих перевозок, которые оформлены по договору с наемным перевозчиком или экспедитором.
Если вы на машине собственной компании перевозите мебель из одного офиса в другой, отвозите своих сотрудников на корпоратив или перевозите товар со склада в магазин — ЭПД не оформляются. А вот если бы вы наняли стороннего перевозчика для этих же целей — ЭПД были бы уже обязательны.
Обратите внимание, что для внутренних перевозок необходимо оформлять путевой лист в бумажном или электронном формате. Он создается, подписывается и хранится внутри компании.
Что такое ГИС ЭПД, ГосЛог, что за оператор ИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Здесь аккумулируется вся информация о грузовых перевозках в России. Когда бизнес заполняет и подписывает ЭПД, то документ автоматически отправляется в ГИС ЭПД и там же хранится. Проверяющие органы (ФНС, ГИБДД, Ространснадзор и другие) имеют прямой доступ к сведениям, что ускоряет проверки.
Подключиться к госсистеме напрямую бизнес не может, необходимо заключать договор с аккредитованным Минтрансом оператором ИС ЭПД. На 23.06.2026 в реестре ведомства состоит 11 операторов (еще два в процессе подключения), включая «Калуга Астрал», которая предоставляет сервис «1С-ЭПД». Оператор разрабатывает собственное решение для создания, обмена и хранения ЭПД, условия и тарифы могут отличаться, выбор остается за бизнесом.
ГосЛог — это национальная цифровая транспортно-логистическая платформа, обязательная для всех экспедиторов с 1 марта 2026 года. Без регистрации в реестре законно работать нельзя. Планируется, что с марта 2027 года в реестре начнут регистрироваться перевозчики с грузовиками более 3,5 тонн.
> Читать больше:
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — аналог бумажной транспортной накладной в формате XML, основной документ для подтверждения грузоперевозок. Документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Он фиксирует ключевые сведения: данные отправителя, получателя, перевозчика, водителя, параметры машины, маршрут, сведения о грузе, стоимости сделки.
Накладная состоит из разделов (титулов). Это отдельные блоки, которые заполняют и подписывают разные участники сделки. Обязательных титулов четыре:
-
Т1: грузоотправитель создает документ и вносит главную информацию о перевозке;
-
Т2: перевозчик подтверждает принятие груза;
-
Т3: получатель фиксирует факт доставки;
-
Т4: перевозчик отмечает выдачу груза и завершение рейса.
Есть дополнительные титулы Т5–Т9 для нестандартных ситуаций: замена водителя или машины, корректировка маршрута, отказ от части груза. После завершения рейса ЭТрН отправляется в ГИС ЭПД и хранится там минимум 5 лет.
> Читать больше: Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года
Несколько получателей, рейсов, водителей: сколько нужно ЭТрН
Нужна отдельная накладная на каждого получателя и на каждый рейс. Если одна машина должна развести товар 15 получателям — понадобится 15 накладных. Если 15 машин поедут к одному и тому же получателю, тоже нужно 15 ЭТрН, так как это разные рейсы.
А вот количество водителей в одном рейсе не влияет на число накладных — если водители меняются по ходу движения, то это фиксируется в титуле 8 той же ЭТрН.
Нужно ли перейти на электронный путевой лист
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — аналог бумажного документа в XML-формате. Он фиксирует использование машины для перевозок и состояние здоровья водителя. Позже используется для подтверждения расходов на ГСМ. В его заполнении участвует механик, медик и логист/диспетчер компании-собственника машины.
Переход на ЭПЛ носит добровольный характер в большинстве случаев. Электронный формат станет обязательным с 01.09.2026 только для тех, кто возит слабоалкогольные напитки с маркировкой.
> Читать больше: Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Как быть, если у контрагента другой сервис для ЭДО
Для этого существует роуминг. Если оператор ИС ЭПД предусмотрел эту функцию, то можно спокойно обмениваться документами без смены привычного сервиса. Главное — заранее уточнить эти нюансы перед заключением договора. Проверьте, доступен ли обмен для конкретных, нужных вам операторов и какие сценарии обмена ЭПД поддерживаются.
Например, сервис «1С-ЭПД» позволяет обмениваться перевозочными документами между различными операторами ИС ЭПД (для обмена путевыми листами роуминга нет). Доплачивать за роуминг не нужно, опция предоставляется бесплатно. Никаких дополнительных модулей и расширений не нужно.
Какие нужны подписи для обмена ЭПД
Система ГИС ЭПД принимает только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Руководителю достаточно только этой подписи, но при необходимости он может выпустить КЭП для сотрудников, ответственных за работу с ЭПД. В этом случае одной подписи недостаточно, нужно дополнительно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для подтверждения полномочий.
Кроме того, можно использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП), выпущенную в приложении «Госключ». Закон позволяет применять НЭП для ЭПД, поэтому отдельных соглашений с партнерами заключать не нужно.
Водитель редко подписывает ЭПД, он обычно только помечает факт погрузки/разгрузки, для этой цели достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Она не имеет юридической силы, поэтому после внесения изменений в документ нужно дополнительно заверить его КЭП.
> Читать больше: Какие нужны электронные подписи для ЭПД
Как водителю предъявить ЭПД без интернета
В дороге не всегда ловит мобильный интернет, как в таком случае предъявить электронные документы, если подойдут с проверкой? Для таких ситуаций пригодится QR-код. Он формируется в ГИС ЭПД и отображается в мобильном приложении водителя, можно отдельно сохранить его на телефон в виде файла.
Если машину остановит ГИБДД, то водитель просто покажет этот код с телефона, инспектор сможет «считать» его и просмотреть информацию о перевозке.
Можно ли исправить ошибки в ЭПД
Если документ уже заполнен, подписан и отправлен в ГИС ЭПД, то исправить в нем неточности не выйдет. Пока документ в работе, можно вносить любые корректировки и исправления. Позже сделать это будет нельзя, придется создавать новый документ с привязкой к старому ошибочному.
Какие штрафы за отсутствие ЭПД
Конкретные размеры штрафов за отсутствие ЭПД пока не утверждены, но вопрос прорабатывается. Ожидается, что санкции коснутся и перевозчиков, и экспедиторов. Плюс уже сейчас действуют штрафы за работу без регистрации в реестре «ГосЛог» (статья 11.14.3 КоАП РФ). За отсутствие регистрации в реестре компании рискуют получить штраф до 300 000 рублей.
Удобный сервис для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД) из программ 1С
Сервис «1С-ЭПД» разработан специально для участников грузоперевозок. Подключите его к вашей учетной программе и начните обмениваться документацией по ЭДО. Создавайте, подписывайте и храните ЭПД прямо в 1С.
Сервис автоматизирует и ускоряет документооборот между всеми участниками цепочки, от отправителя до водителя и получателя. Предусмотрена синхронизация с государственной системой ГИС ЭПД и автоматические уведомления обо всех изменениях. Вы всегда в курсе, на каком этапе сейчас перевозка и можете оперативно внести корректировки.
При покупке «1С-ЭПД» вы платите только за исходящие документы, есть различные тарифы сроком на 1 год. В одном тарифе предусмотрено от 600 до 100 000 тысяч отправок. Обращайтесь — специалисты «Е-Офис 24» помогут с подключением сервиса в программе 1С.
Иллюстрация создана при помощи СhatGPT
