Несмотря на то, что информация о трудовой деятельности сотрудников сейчас в основном хранится в электронном виде, бумажные трудовые книжки все еще используются. Трудовая книжка в бумажном виде по-прежнему является основным документом работника, если ранее он не отказался от такой формы ее ведения. 

Ключевые критерии заполнения бумажной трудовой книжки в 2023 году

Заполнение бумажной трудовой книжки регламентируется ст.66 и 84.1 Трудового кодекса РФ, которые содержат общие требования по ее оформлению. Информация о форме трудовой книжки и особенностях ее ведения и хранения в организациях детализирована в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н (далее — Порядок № 320н). 

При заполнении бумажной трудовой книжки нужно придерживаться правил.

1. Делать записи в бумажной трудовой книжке нужно либо ручкой (шариковой, гелевой или перьевой), либо с помощью различных технических устройств (например, принтера), либо проставлением штампов. При этом все эти способы можно совмещать при оформлении записей в одной и той же трудовой книжке (п. 3 Порядка № 320н). То есть, часть записей можно внести вручную, а часть — напечатать на принтере или проставить соответствующие штампы. Обратите внимание, что при использовании ручки чернила в ней должны быть светостойкие, чтобы записи на бумаге не выцветали со временем. Цвет чернил может быть синим, фиолетовым или черным. 

2. В бумажной трудовой книжке нельзя использовать сокращения. Исключение составляют аббревиатуры, характеризующие организационно-правовую форму организации (например, ООО, АО, МБУЗ и т.п.). 

3. Все даты в бумажной трудовой книжке должны отражаться в формате «Число.Месяц.Год» арабскими цифрами, причем число и месяц — двузначными цифрами, а год — четырехзначными. Например, 27.11.2023. Исключение составляет обозначение дат на титульном листе, на котором дата заполнения трудовой книжки указывается также в формате «Число.Месяц.Год», но число и год прописываются арабскими цифрами, а месяц — прописью. Например, 27 ноября 2023. Аналогично с помощью цифр и слов можно указать дату рождения сотрудника. Это допустимо в силу того, что общее правило указания дат распространяется на разделы трудовой книжки, а титульный лист разделом не является. 

4. При внесении записей в каждый из разделов нужно придерживаться сквозного метода (например, 1, 2, 3 и т.п.), при этом каждая запись оформляется отдельно. Согласно п. 26 и 32 Порядка № 320н, если в разделе все страницы уже заполнены и места для внесения записей не осталось, то нужно оформить вкладыш, в котором будут продолжаться записи соответствующего раздела и сохранится их сквозная нумерация.

Сотрудник может в любой момент отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. В этом случае вся информация о его трудовой деятельности будет храниться в электронной базе данных Социального фонда РФ (далее — СФР).

Если сотруднику понадобится получить соответствующие выписки из СФР, то сделать он это может либо самостоятельно, либо через работодателя.

Обратите внимание, что работодатель может выдать сотруднику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД–Р только в том случае, если данные хранятся в электронном виде. При ведении бумажной трудовой книжки предоставлять сотруднику эту форму работодатель не обязан. 

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу: особенности оформления сотрудников со стажем и при первом трудоустройстве 

До 31.12.2020 г. действовало правило, согласно которому трудовая книжка в бумажном виде оформлялась на каждого человека, который впервые принят на работу. Однако с 01.01.2021 г. в связи с введением электронных трудовых книжек требование упразднено. Так, в соответствии с п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.19 № 439–ФЗ, для лиц, трудоустраивающихся впервые после 31.12.2020 г., бумажные трудовые книжки не заводятся и «автоматически» ведутся в электронном виде. 

Если же у сотрудника это не первое в жизни трудоустройство, то у него есть выбор, как вести трудовую книжку — в бумажном или  электронном виде. Если он хочет продолжить вести бумажную трудовую книжку, то при трудоустройстве на основное место работы ему нужно ее предоставить. В случае, если сотрудник со стажем при трудоустройстве сообщит об утери бумажной трудовой книжки и нет возможности ее восстановить, то новый работодатель обязан будет оформить для него новую бумажную трудовую книжку. Если же сотрудник сообщил, что уже перешел на ведение трудовой книжке в электронном виде, то ему нужно подтвердить это формой СТД–Р или СТД–СФР. 

Бывают ситуации, когда сотрудник со стажем при трудоустройстве предоставил трудовую книжку в бумажном виде и одновременно оформил заявление о переходе на электронную форму ее ведения. В этом случае работодателю нужно внести запись о приеме в предъявленную изначально бумажную трудовую книжку, далее сделать в ней запись о подаче заявления на ведение электронной трудовой книжки, после чего в течение трех рабочих дней вернуть сотруднику его бумажную версию книжки. 

Полезно знать: особенности внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку прописаны в п.35 Порядка № 320н. После перехода на электронный формат копию бумажной трудовой книжки хранить в личном деле сотрудника не нужно.

Заполнение данных о приеме на работу 

Сведения о приеме на работу указываются в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим общий порядок.

Вначале нужно указать данные о новом месте работы. Для этого посередине графы 3 указанного раздела в виде заголовка прописываются сведения о работодателе (полное и сокращенное наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), либо проставляется соответствующий штамп. Для этой записи не требуется отметка о порядковом номере.

Далее вносят информацию о приеме.

Заполнение данных об увольнении 

Запись об увольнении также указывается в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим, какая информация должна вноситься в графы трудовой книжки.

Как исправить ошибки в трудовой книжке 

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от того, в каком месте они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки нужно прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок. 

Эти реквизиты следует заверить подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы.

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом нужно «дополнить» в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел «Сведения о работе», согласно разъяснениям Роструда.

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении». В этих разделах запрещается зачеркивание «неправильных» данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные нужно признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н). 

Рассмотрим, что и в каких графах нужно указывать при исправлении ошибок в этих разделах. 

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать на них сотруднику. 

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).