Учебный отпуск работника: кому положен, сколько дней длится, как оформить и сделать выплаты

Для сдачи сессии сотруднику не обязательно увольняться — он может взять учебный отпуск, сдать все экзамены и вернуться обратно на работу. Важно знать, как правильно оформить такой отпуск, как долго он длится и как его оплачивать. Разберемся, как отпустить работника на сессию и соблюсти все нормы ТК РФ.

Что такое учебный отпуск и кому он положен

Сотрудник-студент может совмещать работу с учебой — и сдавать сессии без ущерба для карьеры. Учебный отпуск позволяет спокойно готовиться к экзаменам и защищать диссертации, без риска потерять рабочее место. Такой «перерыв на учебу» подойдет тем, кто получает высшее, среднее общее, среднее специальное или основное общее образование. Также он доступен тем, кто получает степень кандидата или доктора наук. 

По ТК РФ работодатель обязан предоставить учебный отпуск и выплачивать студенту средний заработок на всё время учебы. При этом неважно, на каких условиях учится работник — платно или за счет бюджета, либо по направлению работодателя за его счет. Учебный отпуск положен во всех этих случаях. 

При этом сотрудник должен обучаться по программе с госаккредитацией, не иметь долгов по учебе и получать образование впервые. Например, менеджер по продажам отучился в колледже, через пару лет захотел продолжить обучение и поступил в вуз — тогда он может взять учебный отпуск для сдачи сессий. Если бы он отучился в колледже и хотел бы снова поступить туда же, но на другую специальность, работодатель уже не обязан был бы предоставлять отпуск для учебы. 

Учебный отпуск можно получить только по основному месту работы — это важный нюанс для совместителей. Также, если сотрудник учится одновременно в нескольких вузах, то он может оформить учебный отпуск только по одному из них — на выбор.

Ведите кадровый учет в облачной «1С:ЗУП». Облачная 1С позволяет вести учет удаленно — прием и увольнение, расчет налогов и взносов, учет рабочего времени. В программе есть весь нужный функционал для учета учебных отпусков. Программа автоматически рассчитает отпускные, сформирует приказы и расчеты. Быстро, удобно и без лишней бумажной волокиты.   

Сколько длится учебный отпуск с оплатой и без

Закон устанавливает временные лимиты учебного отпуска — но конкретный срок зависит от учебного заведения и тех правил, что приняты в компании. Ниже — нормы по учебному отпуску для тех, кто учится в вузе заочно или очно-заочно.

Меньше дней отпуска дают работникам, которые получают среднее профессиональное образование. 

Кроме того, сотрудникам, обучающимся заочно или очно-заочно по аккредитованным программам, перед госаттестацией могут сократить рабочую неделю на 7 часов (максимум на 10 месяцев). По договоренности, это может быть дополнительный выходной или сокращенные рабочие дни. 

Работодателю важно помнить — отпуская сотрудника на учебу, он не сможет отозвать его, пока учебный отпуск не закончится. Даже если экзамены завершились  раньше, сотрудник может отгулять отпуск до последнего дня и это не будет считаться прогулом. 

Как оформить и оплатить учебный отпуск за 3 шага

В целом, процедура оформления мало чем отличается от оформления ежегодного отпуска, единственное отличие в том, что нужно будет получить от работника больше документов.

Шаг 1. Получить заявление и справку-вызов

Сотрудник-студент пишет заявление в свободной форме и прикладывает к нему справку-вызов из учебного учреждения. В заявлении он просит предоставить отпуск, указывает даты и длительность, прописывает основание. Основание следует брать из справки-вызова. Документы лучше подать заранее — чтобы работодатель успел вовремя выплатить отпускные. 

Шаг 2. Оформить кадровые документы

Следующие шаги стандартные, как и при ежегодном отпуске. Издается приказ по форме Т-6 или собственной, бухгалтер формирует записку-расчет с указанием среднего заработка, фиксирует данные об учебном отпуске в личной карточке работника и в табеле учета рабочего времени.

Шаг 3. Рассчитать и выплатить отпускные

Сохранение среднего заработка при учебном отпуске зависит от формы обучения: если сотрудник учится очно, посещает дополнительные курсы или сдает вступительные, то отпуск ему не оплачивается. Выплаты положены только при очно-заочной или заочной формах обучения.  Учебный отпуск оплачивается в те же сроки, что и ежегодный — минимум за 3 календарных дня до его начала. 

Кроме отпускных, сотрудники могут получить компенсацию за проезд до места учебы и обратно — студенты вузов получают полную компенсацию, 50% проезда компенсируют при получении среднего профессионального образования. Для этого нужно учиться заочно по аккредитованной программе.

Читайте больше про отпуска и будьте в курсе изменений: 

— Ежегодный отпуск работников 2025: отвечаем на основные вопросы

— Как предоставить отпуск совместителю — памятка работодателю

— Больничный в отпуске: как оформить продление или перенос отпуска

— Ушел в отпуск — и не вернулся: пошагово оформляем отпуск с последующим увольнением

— Срок больничного сократят, а выплаты СФР вырастут: обзор изменений 2025

Частые вопросы про учебный отпуск на работе 

Можно ли присоединить учебный отпуск к ежегодному? 

Да, часть 2 статьи 177 ТК РФ дает такое право. Можно объединить два отпуска в один, если договориться об этом с руководителем. Однако требовать этого сотрудник не может — решение остается на усмотрение компании.

Сколько раз в году можно выходить в учебный отпуск?

Таких лимитов нет, но важно учитывать длительность такого отпуска. Если сотрудник на первом или втором курсе, то учебный отпуск может длиться максимум 40 дней, на третьем и всех следующих курсах он увеличивается до 50 дней. Об этом правиле ранее рассказал Роструд в своем телеграм-канале. 

Отпуск можно разбивать на части и использовать в течение года, точная продолжительность будет зависеть от тех дат, что прописаны в справке-вызове. 

Может ли работодатель не отпустить в учебный отпуск? 

Нет, учебный отпуск гарантируется Трудовым кодексом. Право на такой отпуск есть у сотрудника всегда и оно не зависит от стажа — уйти сдавать сессию можно даже во время испытательного срока. 

Суть статьи коротко