Ушел в отпуск — и не вернулся: пошагово оформляем отпуск с последующим увольнением

Трудовой кодекс позволяет уйти в отпуск прямо перед увольнением — в этом случае работодателю и бухгалтеру важно знать, как всё правильно оформить и когда сделать выплаты, чтобы соблюсти все законы и сроки. Даем пошаговую инструкцию, которая поможет не запутаться в делах, датах и отчетности. 

Отпуск с увольнением — что важно знать работодателю

Перед увольнением у работника могут остаться дни отпуска, которые он не отгулял. Эти дни можно заменить компенсацией, либо выйти в отпуск, а затем сразу уволиться — датой прекращения трудовых отношений в этом случае считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). После этого в офис возвращаться не нужно — все выплаты и документы работодатель подготовит и выдаст заранее. 

Важно понимать, что обязанности предоставлять отпуск перед увольнением у компании нет — это возможно только по согласованию. Однако есть пара исключений: нельзя отказать в отпуске подросткам, ветеранам и другим льготным категориям. У них есть право брать дни отдыха в любое удобное для них время. Также отказ невозможен, если работник уходит в отпуск по утвержденному графику. 

Если увольнение стало следствием проступка, то отпуск компания предоставлять не будет. Например, не получится отгулять дни отдыха, если уволили за прогулы или появление на работе в нетрезвом виде. Во всех остальных случаях отпуск доступен: при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, при ликвидации компании и так далее.

Как оформить отпуск с последующим увольнением

Вот подробный список действий работодателя и бухгалтера, если сотрудник идет в отпуск с последующим увольнением: 

Работник может предоставить два отдельных заявления — на отпуск и увольнение, но легче объединить их в одно для удобства. При этом важно соблюсти сроки, ведь Трудовой кодекс обязывает сообщать об увольнении минимум за две недели, если это уход по собственному желанию. В заявлении нужно обязательно прописать количество дней отпуска. Сотрудник может использовать всё, что накопилось, либо взять только часть дней — тогда остальное нужно заменить компенсацией.

Отметим, что дни отдыха засчитываются в срок отработки, поэтому компания не может обязать сотрудника работать еще дополнительные две недели после того, как закончится отпуск. 

Сотрудник имеет право использовать все сохранившиеся дни отпуска. Из-за этого отдых может получиться гораздо дольше стандартного. Это частый случай, если, например, последние пару лет сотрудник не брал отпуск.

На втором этапе нужно составить приказ — это может быть либо два отдельных типовых приказа Т-6 и Т-8, либо один, в котором прописывается длительность отпуска и дата увольнения. Единого бланка на такой случай нет — приказ составляется в свободной форме. Далее нужно дать его на подпись сотруднику. 

Кроме стандартных выплат при увольнении бухгалтер должен рассчитать и начислить отпускные — сделать все выплаты нужно заранее, не забывая главное правило: отпускные должны быть выплачены минимум за 3 календарных дня до начала отдыха. Скорее всего, выплат будет несколько — отпускные бухгалтер заплатит за 3 дня, остальной расчет сделает в последний рабочий день. 

Внесите в трудовую правильную запись, указав основание и дату увольнения. Упоминать про отпуск не нужно, но важно точно указать дату — ей будет последний день отпуска. Также подготовьте и выдайте другие обязательные документы. Всё это надо сделать накануне выхода в отпуск. 

На следующий рабочий день после выпуска приказа об увольнении направьте в Соцфонд подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Например, сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением с 5 по 18 июля 2025 года. Приказ на увольнение был составлен в четверг, 3 июля, значит отчитаться в Соцфонд нужно не позже пятницы, 4 июля. Днем увольнения будет последний день отпуска — 18 июля. 

Важно: Новые правила сдачи ЕФС-1 с 1 июля — теперь только через Единую цифровую платформу с МЧД. 

Ведите кадровый учет в облачной «1С:ЗУП». Облачная 1С позволяет вести учет удаленно — прием и увольнение, оформление отпусков, расчет налогов и взносов. Подключите к программе сервис «1С:Кабинет сотрудника», чтобы сотрудники могли запрашивать справки, подписывать расчетки и приказы по ЭДО. Обменивайтесь документами онлайн, без бумажной волокиты и очередей у кабинета.

Как и когда бухгалтеру выдать документы и сделать выплаты 

Полностью рассчитаться с работником, вернуть ему трудовую книжку и другие бумаги нужно в последний рабочий день, то есть прямо накануне отпуска. Чтобы не возникало путаницы, важно запомнить: 

— последний рабочий день — это день перед отпуском; 

— день увольнения — последний день отпуска. 

✔️ Какие документы выдать 

Внесите запись в трудовую книжку и верните ее бывшему сотруднику перед тем, как он пойдет в отпуск. Если книжка велась электронно, подготовьте справку по форме СТД-Р. Также соберите стандартный пакет документов: 

• копию раздела 3 РСВ; 

• подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1;

• выписку из персонифицированных сведений;

• расчетный листок;

• оригиналы — например, медкнижку, если она хранилась в компании.

Помните, что после увольнения бывший работник может в любой момент обратиться за какими-либо сведениями о своей работе — выдать их нужно по запросу в течение трех рабочих дней. Это могут быть копии приказов, справка № 182н, справка о среднем заработке и другое. 

✔️ Какие выплаты сделать

За три дня до отдыха нужно выплатить отпускные, а в последний рабочий день — сделать окончательный расчет. Рассчитайте и выплатите зарплату, премии, выходное пособие. Если сотрудник взял отпуск частично, также нужно рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованные дни отдыха. 

Можно ли отозвать заявление и что делать в случае болезни

Обстоятельства могут измениться, а сотрудник — передумать уходить из компании. Закон дает ему право отозвать заявление на увольнение до начала отпуска, если на его место не успели найти нового специалиста. При этом сотрудник на замену должен быть нанят в порядке перевода от другого работодателя. Правило не будет работать, если компания выложила объявление в интернет и таким образом нашла нового сотрудника. 

Отдельный особый случай — это когда сотрудник взял отпуск с последующим увольнением, и во время него заболел. В этом случае действуют свои правила — при уходе из компании отпуск не продлевается на дни болезни, но сохраняется право на пособия по больничному листу. Читайте в блоге: Больничный в отпуске: как оформить продление или перенос отпуска

Суть статьи коротко 

✅ Трудовой кодекс позволяет взять отпуск перед увольнением — об этом нужно договориться с работодателем, в ином случае он сделает стандартную компенсацию за неиспользованные дни отдыха.

✅ Не получится отказать в отпуске перед увольнением подросткам, ветеранам и другим льготникам, а также если работник идет отдыхать по графику. 

✅ Для правильного оформления отпуска с увольнением получите от сотрудника заявление, оформите приказ, внесите запись в трудовую и подайте ЕФС-1 в СФР. 

✅ Выдайте пакет документов с трудовой книжкой в последний рабочий день, сделайте окончательный расчет. Отпускные выплатите раньше — за 3 дня до начала отдыха. 

✅ Сотрудник может передумать и отозвать заявление — но только до того, как начнется отпуск или пока не найдут нового специалиста. 

Упростите и автоматизируйте кадровый учет с помощью облачной 1С

«1С:ЗУП» в облаке позволяет вести кадровый учет удаленно: оформлять прием и увольнение, отпуска, рассчитывать налоги и взносы. Все вопросы можно решить удаленно, без привязки к офису и рабочему месту. 

Вместе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» ведение учета станет еще комфортнее. Работники могут запрашивать все нужные документы и справки, подписывать приказы, просматривать расчетные листки по ЭДО — прямо с телефона или браузера.

Автоматизируйте учет с облачной 1С — и сосредоточьтесь на бизнесе, а не на бумагах.