Для расчета пособий нужна информация о выплатах с предыдущего места работы. До 2023 года эти сведения можно было найти в справке № 182н, которую выдавал прошлый работодатель. Однако сейчас эта форма отменена. Где теперь искать данные? Что делать, если обратился бывший сотрудник с просьбой выдать такую справку? Как в 1С найти её форму? Все ответы дадим в статье.
Что такое справка № 182н и для чего она нужна
Справка № 182н — это документ, который содержит информацию о заработке сотрудника за 2 последних года, не считая года увольнения.
В справке указаны не полные суммы выплат, а только те, на которые начислялись страховые взносы. Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.
Документ нужен для того, чтобы бухгалтер на новом месте работы мог корректно рассчитывать больничные, декретные и детские пособия.
С 2023 года справку делать перестали — узнаем, почему и что пришло ей на замену.
Когда и почему отменили справку № 182н
С 1 января 2023 года справка была отменена приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 19.10.2022 № 677н. Это значит, что у компаний пропала обязанность выдавать этот документ работнику при увольнении.
Причиной отмены стало объединение ФСС и ПФР в единый Социальный фонд России, коротко — СФР. После создания фонда формат получения информации о зарплате изменился. Теперь фонд самостоятельно получает эти сведения и передает их нанимателям.
Тем не менее даже спустя год после отмены справки, бухгалтеры продолжают задаваться вопросом, нужна ли она и откуда теперь брать информацию о зарплате за прошлые два года.
Три способа, как получить сведения о доходе сотрудника с прошлого места работы
Сейчас работодатели передают информацию о размерах заработка в составе персонифицированных сведений. Сведения содержат данные о зарплате за отчетный период.
Налоговая ежемесячно их получает и передает в Социальный фонд, а фонд уже направляет эти данные работодателям.
Компаниям эта справка нужна в первую очередь для того, чтобы начислять больничные. По закону, первые три дня больничного оплачивает компания, весь остальной срок — СФР.
Посмотрим, как действовать работодателю, если понадобилась информация о заработке:
1 вариант — отправить запрос в Социальный фонд. Запрос нужно отправить только если в прошлые два года сотрудник получал выплаты от другого работодателя. Например, если он работал в другой организации или сотрудничал с вашей и другой компанией одновременно.
Запросить данные можно электронно, через СЭДО. Например, отправить запрос можно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». Документ вы найдете в разделе Кадры, он называется Запрос данных СФР о среднем заработке.
2 вариант — попросить у сотрудника справку с прошлого места работы. Это касается тех случаев, когда нельзя получить сведения в Социальном фонде. Например, если нужно узнать размер зарплаты за 2020 год, а у фонда этой информации нет.
Если работник скажет, что он хочет получать пособия только с учетом заработка в вашей компании, то справки от прошлых работодателей получать не придется.
3 вариант — посмотреть в отчетных документах. Если прошлые два года человек работал в вашей компании, то у вас уже есть все нужные сведения для расчета пособий, никуда отдельно обращаться не нужно.
Бывший сотрудник просит выдать справку № 182н. Обязательно ли это делать и как оформить документ?
Отмена формы справки не означает, что у работодателя пропала обязанность ее выдавать. Документ нужно будет обязательно подготовить, если с таким запросом обратится бывший сотрудник.
Дело в том, что Социальный фонд начал получать данные только с 1 января 2023 года, за более ранние периоды сведений у него нет. То есть у новой компании нет других возможностей получить информацию о заработке за прошлые годы.
Еще один вопрос: как нужно ее оформлять?
Отвечаем: так как форма № 182н отменена, то подготовить документ можно в свободной форме. Главное, чтобы он содержал ключевые сведения — размер сумм, которые облагаются страховыми взносами.
Где в 1С найти справку о заработке
Оформить справку № 182н можно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
Обратите внимание, что в «1С:ЗУП» форма находится в разделе Отчетность, справки → Справки сотрудникам → Справки для расчета пособий (исх.).
Кроме того, такую форму вы найдете в программах «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия», или в «1С:Комплексная автоматизация». Последняя программа объединяет в себе функционал «1С:Бухгалтерии» и «1С:ЗУП».
Все конфигурации можно арендовать в облаке — так вы всегда будете иметь доступ к данным, даже если окажетесь вдали от офиса и компьютера с локальной версией 1С.
Мы предлагаем поработать в программах бесплатно в течение 14 дней. Этого времени будет достаточно, чтобы изучить сервис и оценить удобство облачной 1С.
