Согласно ст. 26 ТК РФ, тем сотрудникам, которые совмещают работу с обучением, работодатели должны предоставлять учебный отпуск с сохранением среднего заработка. Как оформить такой отпуск в «1С», рассмотрим далее.

Нюансы предоставления учебного отпуска

Учебный отпуск является дополнительным отпуском для сотрудников предприятия, продолжительность которого может варьироваться в зависимости от продолжительности и назначения обучения работника.

Данный вид отпуска предоставляется исключительно штатным сотрудникам, для которых ваше предприятие является основным местом работы.

Поэтому учебные отпуска не предоставляются следующим категориям лиц:

• лицам, которые работают в организации на основании гражданско-правового договора;
• сотрудникам-совместителям

В период отсутствия сотрудника в связи с учебным отпуском за ним сохраняется его рабочее место (должность), а в ряде случае – средний заработок.

Для предоставления сотруднику учебного отпуска им должна быть подана справка-вызов от образовательного учреждения, в которой будут содержаться основные реквизиты учреждения и период отпуска.

Учебный отпуск может быть как оплачиваемым (в том случае, если сотрудник на заочной или очно-заочной форме обучения), так и неоплачиваемым (если сотрудник на очном обучении или получает не первое образование).

Так как обучение в образовательном учреждении – это не обязанность работника, те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял не подлежат компенсации.

Оплачиваемый учебный отпуск в «1С»

Рассмотрим, как предоставить сотруднику учебный отпуск в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

В первую очередь пользователю следует установить настройки для возможности назначения дополнительных отпусков. Для этого перейдите в раздел «Настройка» – расчет зарплаты – ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». В открывшемся окне, на вкладке «Отпуска» установите флаг «Предоставляются учебные отпуска». Сохраните настройки.

После этого перейдите в раздел «Настройка» – блок «Предприятие» – Виды отпусков. В справочнике должно появиться два вида учебных отпусков:

• Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый);

• Дополнительный учебный отпуск без оплаты.

Помимо этого, в списке начислений (раздел «Настройка» – «Начисления») появляются новые виды, соответствующие названию отпусков.

Далее перейдем к оформлению отпуска.

Создайте стандартный документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» – блок «Создать» – «Отпуск»). В поле «Месяц» укажите период начисления сумм.

На вкладке «Главное» снимите флаг «Отпуск с» (если одновременно с учебным отпуском сотруднику предоставляется стандартный ежегодный отпуск, флаг снимать не нужно).

Далее перейдите на вкладку «Дополнительные отпуска» и установите флаг «Предоставить дополнительный отпуск». В табличную часть добавьте новую строку и из общего списка «Виды отпусков» выберите учебный и укажите период отсутствия сотрудника.

Также на данной вкладке можно указать основание предоставления отпуска – в общем случае это справка-вызов с места обучения сотрудника.

По итогу заполнения информации, на вкладке «Начислено (подробно)» отобразятся рассчитанные суммы.

Сводную информацию по рассчитанным суммам можно просмотреть на вкладке «Главное» во второй половине формы.

В программе предусмотрено три основных вида выплаты учебных отпусков:

• с зарплатой;

• с авансом;

• в межрасчетный период.

Нужный вариант выплаты указывается в подвале документа вместе с планируемой датой выплаты.

Вкладка «Дополнительно» не является обязательной к заполнению. На ней можно указать способ бухгалтерского учета начисляемого отпуска. Если способ аналогичен заработку сотрудника, например, «Счет 20», то данную графу можно оставить пустой. Сохраните документ, нажав «Провести».

Неоплачиваемый учебный отпуск в «1С»

Для того, чтобы предоставить сотруднику учебный отпуск без оплаты, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты»), на вкладке «Отпуска» установлен флаг «Отпуска без оплаты» (при необходимости можно установить флаг «В том числе внутрисменные»).

Для предоставления такого вида отпуска перейдите в раздел «Кадры» – «Отпуска без сохранения оплаты» и создайте новый документ.

Помимо основных реквизитов – месяц, сотрудник, дата оформления отсутствия, в поле «Вид отпуска» укажите «Дополнительный учебный отпуск без оплаты».

Так, после проведения документа за сотрудником зарегистрируется соответствующее отсутствия, а в табеле в этот период будет проставлено значение «УД».