В процессе финансово-хозяйственной деятельности и в условиях нестабильной экономической ситуации у организации может возникнуть потребность планирования и контроля наличия запасов. В программе «1С:Управление нашей фирмой» доступна возможность автоматического расчета потребности в запасах и формирования заказов.
Расчет потребности в запасах: что это и для чего нужно
Запас — это активы, которые компания потребляет или использует в течение 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (ФСБУ 5/2019).
Из-за своей экономической природы — большого количества, постоянного расхода и маленькой стоимости, в организации требуется построение системы контроля за их приобретением и списанием. Именно для этого нужен постоянный расчет потребности в этих активах, что позволит эффективно ими управлять.
«1С:Управление нашей фирмой 3.0» позволяет автоматизировать процесс и настроить его под свои собственные нужды.
Арендуйте 1С:УНФ в облаке! Облачная версия ничем не отличается от обычной, но при этом она позволяет бизнесу оставаться гибким и экономить.
Настройка возможности расчета потребностей
Для настройки возможности расчета потребностей нужно включить эту функциональность в программе.
Для этого нужно перейти в раздел «Настройки», подраздел «Настройки» — «Еще больше возможностей». Здесь нужно перейти в раздел «Закупки» — «Планирование» и проставить отметку «Расчет потребностей».
После этого в разделах «Закупки», «Склад» и «Производство» появится раздел «Планирование со ссылкой» — «Расчет потребностей».
Также в карточке номенклатуры появляется раздел «Управление запасов».
Здесь можно настроить минимальный и максимальный уровень запаса.
Настройка механизма расчета потребности
Форма «Расчет потребностей» (раздел «Закупки», «Склад» или «Производство» — подраздел «Планирование») содержит настройки и фильтры расчета, а также три стадии:
-
Рекомендации. Программа рассчитывает дефицит по номенклатурным позициям, величину просроченной потребности и прогноз потребности по датам / заказам покупателей.
-
Планирование. При переключении в режим планирования остаются только строки, запланированные к пополнению. Для них пользователь уточняет способ пополнения, поставщика или / и изготовителя.
-
Заказы. Перечень сформированных по итогу заказов.
На стадии расчета Рекомендаций нужно установить нужные настройки:
-
периодичность планировании: от дня до года;
-
количество периодов планирования: будут заполняться данные отдельно по дням, неделям и так далее;
-
начало планирования: день, с которого будет производиться расчет потребности;
-
способ расчета: по заказам (отгрузки исходя из потребностей и заказов); по продажам (исходя из средних продаж за предыдущие периоды) с указанием периода расчета и метода управления запасами (Min-Max или расчет по статистике);
- по продажам (расширенный) в справочнике «Методы прогноза продаж» создается и заполняется определенный метод, исходя из которого и будет происходить расчет потребности.
Способ группировки
По номенклатуре период планирования будет заполняться всегда в разбивке по остаткам и потребностям.
По дням и номенклатуре: по просроченным потребностям и пополнению запасов, а только потом по номенклатуре.
Обратите внимание
Во вкладке «Фильтры» обязательно нужно указать организацию, вид пополнения (Закупка, Производство или оба), а также отборы по источнику, номенклатуре, категории и заказу и так далее. Отметка «Только дефицит» позволит не выводить в расчет номенклатуру, по которой дефицита нет.
Далее по кнопке «Рассчитать потребность» программа заполняет табличную часть в зависимости от выбранного способа расчета, а также варианта управления запасами, исходя из уровня запаса или наличия заказов покупателя и производства
Расчет потребности, исходя из минимального и максимального уровня запаса
Для указания минимально и максимально нужного уровня запаса нужно провести несколько операций.
Указать этот уровень в карточке номенклатуры (раздел «Склад» — подраздел «Товары и услуги» — «Номенклатура») в разделе «Управление запасами» по кнопке «Создать».
Здесь указывается организация, для которой производится расчет, номенклатура, при необходимости также ее характеристика и сам уровень запасов.
Заполнить способ пополнения, поставщика, производителя или изготовителя запаса на вкладке «Основное» в карточке запаса в разделе «Закупка и производство».
В форме «Расчет потребности» по нажатию кнопки «Рассчитать потребность» происходит расчет исходя из фактического уровня запаса в организации и установленного максимального уровня:
Далее в строках (или столбцах) заполняется минимальный, максимальный запас, а также нужное количество закупки или производства исходя из максимального уровня и ее остатков.
Например, если по номенклатуре нет доступного начального остатка, то программа сформирует количество пополнения по максимальному уровню запаса. Если же остаток есть, то она его учтет и заполнит необходимость поступления до конечного остатка, равного максимальному уровню.
Для заказа этих запасов нужно проставить отметку напротив нужных позиций номенклатуры или нажать кнопку «Заполнить по дефициту», чтобы выделить все.
На стадии «Планирование» появится информация по закупке или производству: указанный в карточке номенклатуры поставщик, изготовитель, способ пополнения. Здесь с помощью проставления отметок напротив нужных строк можно распределить нужное количество между способами пополнения, а также указать нового поставщика.
Например, проставляя отметку напротив поставщика из карточки номенклатуры, в этой же колонке можно отредактировать количество. Если нужно пополнение и от поставщика, и производством, то можно проставить отметки напротив поставщика и изготовителя, указав нужное количество. То же самое касается и распределения количества между поставщиками.
Помимо этого, исходя из предыдущих документов, будет проставляться вид цен, цена и сумма.
По кнопке «Сформировать заказы» откроется следующая стадия расчета — «Заказы». Здесь в зависимости от настроек на этапе планирования автоматически сформируются заказы:
Вверху списка по соответствующим кнопкам заказы можно открыть, провести, отменить их проведение или пометить на удаление. Можно внести нужные корректировки при открытии.
Расчет потребности, исходя из заказа покупателя или заказа на производство
Если нужно рассчитать потребность исходя из заказов, то после их создания расчет будет производиться иначе.
В форме «Расчет потребностей в запасах» во вкладке «Рекомендации» программа заполняет строку «Потребность», которая будет равняться количеству запаса в заказах. Исходя из уровня запаса (при наличии) и его начального остатка, программа рассчитает нужное для пополнения количество номенклатуры:
Программа будет анализировать начальный остаток по запасу, потребность (исходя из заказов) и выведет количество, которое удовлетворит потребность. В конечном итоге у организации останется максимальный уровень запаса.
После этого также проставляется отметка напротив необходимых для пополнения запасов. На стадии «Планирование» также можно распределить количество запаса по способам пополнения и поставщикам.
Таким образом, УНФ с помощью обработки «Расчет потребностей в запасах» позволяет:
-
устанавливать минимальный и максимальный уровень запаса для контроля и планирования остатков на складах, что позволяет не только автоматизировать планирование потребности, но и оптимизировать остатки на складах;
-
с помощью заказов рассчитывать реальную потребность в запасах на конкретный период с учетом установленных уровней на складе или без их учета;
-
автоматически формировать и заполнять документы, что уменьшает количество ручного труда.
