С 1 сентября 2023 года использование машиночитаемых доверенностей (кратко — МЧД) стало обязательным для всех компаний и их сотрудников. Благодаря новой форме доверенности обмен документами стал более безопасным. Снизилась вероятность подделок, хранить и отправлять доверенность стало удобнее. 

Разбираемся, что такое машиночитаемая доверенность, зачем она нужна и как с ней работать. 

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)  

Это электронный аналог бумажной доверенности, который представляет собой файл формата xml. С его помощью сотрудник подтверждает свое право на подписание документов от лица организации. 

Можно встретить и другое название — электронная доверенность. Оно чаще используется в разговорной речи, но тоже применимо.

Для каких целей используется МЧД: 

✅ для сдачи электронной отчетности; 

✅ для подтверждения документов в электронном формате: актов, счетов-фактур, договоров, накладных; 

✅ для участия в торгах. 

Кто пользуется машиночитаемой доверенностью 

Главные роли при работе с МЧД отводятся доверителю и представителю. Приведем пример, чтобы было понятно: 

Компания поручает директору отдела продаж подписывать договоры с партнерами. Организация в этом случае выступает в роли доверителя — то есть она наделяет сотрудника правом выступать от лица всей компании. 

Одновременно с этим директор отдела продаж берет на себя роль представителя — того, кому доверили эти полномочия. 

Справка: представителем может быть не только сотрудник, но и другая организация или ИП. 

До 1 сентября 2023 года сотрудники могли подтверждать документы с помощью электронной подписи организации, но правила изменились — теперь нужно приложить к документам усиленную квалифицированную электронную подпись физлица (кратко — УКЭП) + МЧД. 

Новые правила обязательны для всех, кроме генеральных директоров и ИП. Им можно, как и прежде, использовать электронную подпись организации. 

Вместо МЧД можно приложить её номер — это сэкономит время. Контрагент сможет самостоятельно ввести этот номер в информационной системе (например, в сервисе от ФНС) и получить информацию о статусе и сроке действия МЧД. Если требуется более подробная информация, то можно запросить карточку доверенности.

Обмениваться документами с помощью МЧД можно не только с контрагентами, но и с ФНС, Социальным фондом, Честным ЗНАКом, Федеральной таможенной службой и другими ведомствами. 

Форма, содержание и отправка машиночитаемой доверенности 

Существует ли универсальный формат МЧД? Да, ФНС разработала форму доверенности, располагается она на сайте Минцифры. По ссылке можно изучить правила оформления и скачать саму форму. 

Диаграмма структуры файла обмена

Какая информация содержится в МЧД (Приказ Минцифры России № 857): 

• название документа, его номер и дата (в том числе срок действия, если он установлен); 

• сведения о доверителе и представителе; 

• полномочия представителя и идентификаторы этих полномочий из классификатора (если нужные полномочия не указаны в классификаторе, то можно прописать их отдельно текстом); 

• сведения об информационной системе, в которой хранится доверенность; 

• возможность передоверия.

Как с ней работать: сотрудник прикладывает к папке с документами свою УКЭП,  электронную доверенность либо ее номер. 

Что еще можно сделать с МЧД: 

1. МЧД можно передоверить. Поясняем: руководитель компании может наделить сотрудника правом выпускать доверенности на других работников. Это хороший вариант для крупных компаний с большим количеством подразделений и работников, ответственных за электронный документооборот. 

2. Доверенность можно досрочно отозвать. К примеру, если сотрудник, который использовал МЧД, уволился. Для ее отзыва нужно подать заявление в информационную систему, через которую оформлялась доверенность. 

Как оформить и где хранить машиночитаемую доверенность 

МЧД можно оформить через различные информационные системы (храниться они будут там же). Это могут быть: 

✅ федеральные органы исполнительной власти — ФНС, СФР; 

✅ операторы электронного документооборота (ЭДО); 

✅ аккредитованные удостоверяющие центры — государственные (например, Госуслуги) и частные; 

✅ собственные информационные системы компаний. 

Как выглядит процесс оформления МЧД по пунктам:

• сначала представитель должен получить УКЭП физлица; 

• после этого доверитель оформляет МЧД (например, если отчеты сдаются через 1С, то оформить МЧД можно самостоятельно прямо в программе);  

• отправляет заявление на регистрацию доверенности; 

• как только доверенность готова, доверитель заверяет ее своей квалифицированной электронной подписью и передает представителю.

Если вам нужна МЧД, то вы можете оформить её в 1С:Бухгалтерия. Аренда программ 1С в облаке позволяет работать удаленно — это позволяет и руководителю и сотрудникам оставаться мобильными. Подключите и попробуйте бесплатно в течение 14 дней.