В 2023 году на замену бывшему СЗВ-М пришел новый отчет — персонифицированные сведения о физических лицах. Узнали, что он собой представляет, какую информацию содержит, в какие сроки его подавать в 2024–2025 годах.

Что такое персонифицированные сведения 

Персонифицированные сведения о физических лицах — регулярный обязательный отчет по застрахованным сотрудникам (тем, по кому платятся страховые взносы). Работодатели ежемесячно подают его в ФНС. 

Установлен единый срок подачи: 25 числа компании и ИП отчитываются за предыдущий месяц. 

Каждый третий месяц квартала (март, июнь, октябрь и декабрь) отчет можно не сдавать, так как вся нужная информация будет содержаться в разделе 3 ежеквартального расчета по страховым взносам (РСВ). Ранее налоговики выпускали письма с разъяснениями — например, письмо № БС‑4‑11/2593@ и № БС‑4‑11/3700@. Однако важно помнить, что это лишь рекомендации налоговой, а не норма закона, поэтому тут каждый налогоплательщик действует по своему усмотрению. Подача РСВ одновременно со сведениями не считается ошибкой. 

Кто подает сведения: обязанность касается компаний и ИП с работниками. Если компания зарубежная, но находится в России, она тоже подает отчет. Сюда же относятся нотариусы, адвокаты, главы фермерских хозяйств, если они нанимают сотрудников. 

Освобождение есть у самозанятых, поскольку они не могут становиться работодателями. Также освобождены те, кто применяет АУСН. 

По кому подают сведения: по всем сотрудникам, с которыми оформлены трудовые договоры или договоры ГПХ. Это штатные работники, фрилансеры, а также физлица на авторских и лицензионных договорах, договорах об отчуждении исключительного права. Сведения подают в любом случае, даже если нет начислений в прошлом месяце. 

Заполняйте и отправляйте персонифицированные сведения в облачной версии «1С:ЗУП». Отчет формируется ежемесячно в автоматическом режиме, что значительно экономит время. В дополнение вы получаете техническую поддержку 24/7, удобный личный кабинет, обновления без доплат и возможность выгрузки баз 1С на свой внешний ресурс. Попробуйте сейчас — программа доступна бесплатно 14 дней. 

По какой форме и как подавать персонифицированные сведения

Актуальный бланк для заполнения персонифицированных сведений приводится в Приказе ФНС № ЕД-7-11/878@. Форма по классификатору налоговых документов (КНД) — 1151162. 

В отличие от бывшего СЗВ-М, новая форма содержит больше информации. Например, в нее включают размер выплат за прошлый месяц. Также отчет заполняют отдельно по каждому работнику, а СЗВ-М подавался сразу по всем сотрудникам в одном списке. 

Сама форма состоит из двух частей.

Титульный лист

Нужен для заполнения сведений о налогоплательщике-работодателе. Указывается ИНН, КПП, ОГРНИП, наименование компании или ФИО ИП, номер телефона. Здесь же указывают месяц (01, 02, 03 и далее по порядку), год, код налоговой, количество страниц.

В поле Номер корректировки проставьте 0, если подаете первичный отчет. 

Сам лист выглядит так:

Персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат в их пользу

После титульного листа идет основной раздел с данными обо всех застрахованных работниках. Здесь заполняется ИНН, СНИЛС и ФИО каждого застрахованного сотрудника. Строку 010 — Признак аннулирования сведений о физическом лице в первичном отчете не заполняют. 

Также в строке 070 нужно прописать все выплаты за прошлый месяц, включая НДФЛ. Если никаких выплат работнику не было, поставьте прочерк. Если сдаете отчет электронно, оставьте строку пустой. 

В каком формате подавать сведения: небольшие компании и ИП со штатом сотрудников до 10 человек могут подавать отчет на бумаге или электронно. Если работников больше, то доступен только электронный вариант подачи сведений. Например, направить сведения в ФНС можно прямо из учетной программы 1С, используя сервис «1С-Отчетность». 

Компаниям в любом случае нужно подавать отчет, даже если нет сотрудников или они в отчетном периоде не получали зарплату. Если в штате никто не состоит, в сведениях указываются данные генерального директора организации.

Если ИП работает без сотрудников или сотрудничает только с самозанятыми, ему не нужно подавать отчет.

Также отметим, что если работник в отчетном месяце уволился, в сведения его всё равно нужно включить. 

В какие сроки подавать персонифицированные сведения

Сведения по физлицам сдают ежемесячно, не считая тех месяцев, когда подается РСВ. Однако, если сдадите отчет одновременно с РСВ — никаких проблем и штрафов не будет.

Бывает так, что крайний срок подачи выпадает на выходной или праздничный день, тогда сроки переносятся. Например, в августе 2024 года подать персонифицированные сведения нужно было до 26 числа, так как 25 августа выпало на воскресенье. В блоге «Е-Офис 24» вы найдете еще множество полезных памяток по сдаче отчетности. 

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2024 году: таблица

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2025 году: таблица

За несвоевременную подачу отчетности по сотрудникам или ошибки в ней работодателя могут оштрафовать. Штрафов конкретно за персонализированные сведения в законах не предусмотрено, но санкции можно получить по: 

→ статье 126 НК РФ — она утверждает штраф за каждый непредставленный документ в размере 200 рублей; 

→ статье 15.6 КоАП РФ, которая предусматривает штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. 

Что делать в случае ошибок в сведениях 

Исправлять неточности в готовом отчете нельзя, поэтому в случае ошибок подают корректировку. Важно успеть отправить ее до того, как подадите квартальный РСВ. 

В исправленные сведения необязательно включать всех сотрудников — укажите только тех, данные по которым были поданы с ошибками. Также на титульном листе проставьте номер корректировки: 1, 2, 3 и далее по порядку. 

В разделе с данными физлиц есть поле 010 — Признак аннулирования сведений о физлице. Если информацию нужно аннулировать, поставьте здесь значение 1. Если нужно поправить размер выплат, укажите корректную сумму, а поле 010 оставьте пустым. 

Суть статьи коротко 

✅ Все работодатели ежемесячно подавают в налоговую персонифицированные сведения о сотрудниках. Этот отчет в 2023 году пришел на смену СЗВ-М. 

✅ Стандартный срок подачи сведений — 25 число. ФНС освободила компании и ИП от подачи отчета в тех месяцах, когда сдается расчет по страховым взносам. Это март, июнь, октябрь и декабрь. 

✅ Персонифицированные сведения подают за всех оформленных работников, по которым платятся страховые взносы. 

✅ Форма отчета состоит из двух частей: титульного листа и части с персональными данными физлиц и размерами выплат. 

✅ Если в штате до 10 работников, отчет разрешено сдавать в бумажном формате. Если больше — только в электронном.

✅ Если допустили ошибку, можно направить корректировку. Важно сделать это до подачи РСВ. 

✅ Сформировать персонифицированные сведения можно в «1С:Зарплата и управление персоналом» в облаке. Дополнительно рекомендуем подключить сервис «1С-Отчетность», если хотите отправлять отчет прямо из 1С. ИНН, СНИЛС, ФИО сотрудника заполняются автоматически, вам остается только проверить корректность и направить отчет в налоговую. Попробуйте, это удобно!