Планируете трудоустраиваться или принимать на работу сотрудников в 2024 году? Узнайте, какие документы нужно собрать или запросить, какие из них обязательные, а какие нет. Также поговорим про информацию, собирать которую у соискателя запрещено и рассмотрим нюансы приема на работу подростков, совместителей и иностранцев. А если собираетесь расторгать трудовой договор с сотрудником — почитайте, какие документы нужно ему выдать. 

Список обязательных документов при приеме на работу 

Документы, которые нужно предъявить перед заключением трудового договора, делятся на обязательные и дополнительные. Сначала пройдемся по обязательным — их список приводится в статье 65 ТК РФ. 

✅ Паспорт 

В первую очередь, понадобится паспорт гражданина РФ. Если его нет, можно предоставить другой документ, подтверждающий личность (п. 16 статьи 2 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ): 

• временное удостоверение личности (выдается при замене и потере паспорта),

• заграничный паспорт, 

• военный билет, 

• свидетельство о рождении, 

• водительское удостоверение и др. 

✅ Трудовая книжка

Документ, в котором последовательно указаны места, должности, причины увольнения, названия компаний, в которых вы работали (статья 66 ТК РФ). Если устраиваетесь на работу впервые — трудовую книжку за вас оформляет работодатель. Также он будет обязан оформить новую книжку в случае утери или порчи старой. 

Обратите внимание: с 1 января 2021 года на место бумажных трудовых книжек пришли электронные. Если у вас уже есть бумажный аналог, то есть право выбрать: 

• продолжать вести бумажную книжку наравне с электронной; 

• или полностью перейти на электронную (при этом бумажная выдается на руки — обязательно сохраните её, документ еще пригодится в будущем). 

Где взять информацию из электронной книжки, если она требуется для трудоустройства? Вы можете запросить справку по форме СТД-Р у своего прошлого работодателя. Также можно обратиться в Социальный фонд или МФЦ, либо получить документ самостоятельно через личный кабинет на Госуслугах и других государственных ресурсах.

✅ СНИЛС

Это номер лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования. По этому номеру можно посмотреть количество накопленных страховых взносов и страховой стаж. Этот документ нужен для назначения пенсии и социальных выплат: это могут быть выплаты по мат.капиталу, при потере кормильца, инвалидности. 

То есть, когда работодатель перечисляет за вас в СФР страховые выплаты, он делает это на ваш лицевой счет. 

Устаревшая версия СНИЛС выглядит как маленькая пластиковая карточка зеленого цвета. Если она у вас есть, то работодателю можно предъявить её, этот вариант до сих пор рабочий. 

Так выглядит старая версия СНИЛС

С 1 апреля 2019 года пластиковая версия документа не выдается — СНИЛС выпускается только в электронном формате. Если устраиваетесь на работу впервые, то работодатель самостоятельно отправит информацию по вам в СФР и вы получите ваш номер лицевого счета — узнать его можно на тех же Госуслугах.

Дополнительные документы при трудоустройстве

Некоторым категориям работников понадобится собрать более обширный пакет документов. Ниже список того, что у вас могут запросить. 

• Документы воинского учета 

Касается военнообязанных соискателей и тех, кого могут призвать на военную службу. Первые должны предъявить военный билет, вторые (призывники) — приписное свидетельство. Если вы находитесь в запасе и у вас нет военника, то у вас попросят временное удостоверение. 

Важно: в 2024 году призывной возраст сдвигается с 27 до 30 лет. Обратите на это внимание, если планируете трудоустраиваться в следующем году и заранее подготовьте все документы. 

• Документы об образовании 

Если работа требует специальных знаний и подготовки, то от вас могут потребовать подтверждение в виде диплома, аттестата, справки. Так работодатель сможет убедиться, что у вас достаточно подготовки для выполнения рабочих задач. 

• Справка о наличии (отсутствии) судимости 

Существует перечень работ, выполнять которые не могут люди, имеющие судимость. 

Если на работе таких ограничений нет, то требовать с вас эту справку не могут. Вы даже можете не ставить работодателя в известность о том, что у вас есть проблемы с законом. Такую же позицию выразил Минтруд в одном из ответов на сайте онлайнинспекция.рф.

Какие есть ограничения для соискателей с судимостью: 

❌ Нельзя работать таксистом, водителем автобуса, трамвая, троллейбуса и подвижных составов (подробнее в статье 328.1 ТК РФ).

❌ Запрещено работать с детьми и подростками в сфере образования, медицинского обеспечения, социальной защиты, спорта, культуры, искусства (статья 351.1 ТК РФ). 

❌ Также человеку с судимостью нельзя работать в авиации: быть пилотом, штурманом, бортпроводником (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ) 

❌ Наличие судимости станет препятствием при устройстве на работу прокурором, судебным приставом, таможенником или сотрудником ФСБ. 

• Документы для назначения соцвыплат и льгот 

Есть документы, которые компания может запрашивать только в определенных случаях. Что это может быть: 

• Свидетельство о рождении детей — понадобится при оформлении полисов ДМС (добровольного медицинского страхования). 

• Справка о беременности — нужна женщине чтобы подтвердить право на более легкий труд, гибкий график, посещение больницы в рабочее время. 

• Справка о наличии инвалидности — пригодится, если соискатель претендует на социальные льготы: сокращенное рабочее время, дополнительные дни отпуска и другие привилегии. 

• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) — нужен для налоговой отчетности и выдачи справок, но вы как соискатель не обязаны предъявлять этот документ при трудоустройстве. Работодатель может самостоятельно получить номер, сделав запрос в налоговой службе или проверив через сервисы ФНС и Госуслуги (делать это нужно с ведома работника). 

Этот список можно дополнить, включив в него: справку об отсутствии административных правонарушений, свидетельство о регистрации брака, водительское удостоверение, санитарную книжку, медицинский полис.

Какие документы нельзя запрашивать при приеме на работу 

Вы не обязаны предъявлять документы, которые не упоминаются в Трудовом кодексе, федеральных законах, указах и постановлениях. Приведем пару примеров. 

✅ Личная информация 

Не нужно в деталях рассказывать работодателю о том, с кем вы живете, планируете ли вы детей, какую религию исповедуете и есть ли у вас кредиты. Зачастую все эти нюансы не имеют отношения к рабочим процессам, поэтому вы можете проигнорировать такие вопросы. 

Однако есть случаи, когда такая информация действительно нужна. Например, логичным будет узнать у соискателя о наличии семьи и детей, если планируется отправлять его в дальние командировки, которые могут на долгое время лишить работника возможности видеться с близкими. Если же человек будет работать с партнерами из других стран, то стоит заранее узнать о его уровне владения иностранными языками. У вас также могут запросить фото, но опять же, делается это с определенной целью. Например, фото может понадобиться при оформлении пропуска. 

✅ Рекомендации от прошлых работодателей

Информация о местах работы указана в трудовой книжке, но у вас также могут потребовать отзыв с прошлого места работы. Это может быть не лишним, так как поможет работодателю заранее составить портрет будущего сотрудника, а соискателю — показать себя с лучшей стороны.

Однако если рекомендаций нет или делиться ими вы не хотите — ничего не произойдет. Отсутствие таких документов не может стать причиной отказа в трудоустройстве. 

Трудоустройство несовершеннолетних, совместителей, иностранцев 

Какие документы нужны для трудоустройства несовершеннолетнего? 

Если будущему сотруднику еще нет 14-и лет, то понадобится письменное разрешение родителя (опекуна) и органа опеки. 

Если 14 лет уже исполнилось, то будет достаточно письменного согласия одного из родителей (или опекуна). Если такого представителя нет, то нужно запросить согласие в органах опеки. 

Подростку в возрасте от 15 до 18 лет такие документы уже не нужны (статья 63 ТК РФ). 

Также нужно будет предоставить: 

• паспорт, а если его еще нет, то свидетельство о рождении; 

• документ об образовании — аттестат, диплом, справка и др.;

• трудовую книжку и СНИЛС (если их нет, то оформляет работодатель);

• военный билет, если подросток уже стоит на учете в военкомате;

• справку о состоянии здоровья (статья 266 ТК РФ). 

Важно помнить, что подростков нельзя привлекать к вредной и опасной работе, устанавливать им испытательный срок, оформлять в качестве совместителя и отправлять в командировки. В нашем блоге можно почитать и про другие особенности трудоустройства подростков. 

Как оформить на работу совместителя? 

Совместители предъявляют документы, указанные в статье 283 ТК РФ. Если речь идет о внутреннем совместительстве (дополнительной работе в одной и той же компании), то предъявлять трудовую книжку не надо — у работодателя она итак есть. 

Если вы планируете быть совместителем в другой организации (это называется внешнее совместительство), то у вас могут попросить документ об образовании и  справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если планируется работа с вредными и опасными условиями труда. 

Отметим, что по закону запрещено работать с вредными условиями труда одновременно на основной работе и работе по совместительству. Подробнее о том, что такое совместительство и какими законами оно регулируется — читайте в этой статье. 

Что нужно, чтобы принять на работу иностранца? 

Для заключения трудового договора с иностранцев надо убедиться, что соискателю уже исполнилось 18 лет. После этого нужно проверить его статус и запросить соответствующий документ: 

• При временном пребывании запрашиваем патент, визу или миграционную карту.  

• При временном проживании — разрешение на временное проживание. 

• Если соискатель постоянно проживает в стране, то понадобится вид на жительство. 

Далее собираем весь стандартный набор документов: трудовую книжку, СНИЛС, документ об образовании и другое. 

Резюмируем

✅ Список документов при приеме на работу приводится в статье 65 ТК РФ. Обязательных документа три: паспорт (или другой документ, с помощью которого можно подтвердить личность), трудовая книжка, СНИЛС. 

✅ Дополнительно могут запросить: военный билет, диплом и другие документы об образовании, справку о наличии или отсутствии судимости, справки для назначения социальных выплат (свидетельство о браке, рождении детей, наличии инвалидности). 

✅ Работодатель не может запрашивать личную информацию, если не может четко аргументировать, зачем она нужна. Также вы не обязаны предъявлять рекомендации от прошлых работодателей. 

✅ При приеме на работу подростка может потребоваться разрешение родителя или органов опеки (зависит от возраста соискателя), а также в обязательном порядке нужно предоставить справку о состоянии здоровья. 

Совместителю, который устраивается в другую организацию, нужно будет предъявить справку о характере труда на основном месте работы. 

При трудоустройстве иностранца нужны документы, подтверждающие его статус и возможность законно работать.