Правила работы с отчетом ЕФС-1 изменились — разбираемся, как теперь выглядит форма и как её заполнять.

Коротко о том, что такое ЕФС-1

ЕФС-1 расшифровывается как «Единая форма сведений». Полное название — «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». 

Это отчет, объединивший в себе сразу несколько отчетов для двух бывших социальных фондов: ФСС и ПФР. Сейчас эти фонды объединены в один — Социальный фонд России. Документ содержит информацию о трудовой деятельности работников, их страховом стаже и взносах. Он состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из них нужно подавать в свое время — в блоге рассказали о сроках сдачи разделов ЕФС-1. 

Форма отчета начала действовать с 1 января 2023 года и остается обязательной для всех работодателей, у которых в подчинении есть наемные сотрудники. 

1 января 2024 года в силу вступила новая форма отчета — сегодня разберемся, что конкретно изменилось, как теперь заполнять и подавать ЕФС-1. 

Новая форма отчета ЕФС-1 с 1 января 2024 года 

Обновленные правила составления отчета приводятся в Приказе Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17.11.2023 № 2281. Разберем ключевые моменты. 

Новые коды 

Важное изменение — появление новых кодов в отчете. Их нужно указывать на титульном листе и в подразделе 1.1. 

Новые коды для титульного листа нужно вписывать в поле «Код категории страхователя – физлица».

Вот что нужно указывать в этом поле: 

ИП01 — ИП, 

ИП02 — главы крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные как ИП,

ФЛ01 — физлица, производящие выплаты физлицам,

ФЛ02 — адвокаты,

ФЛ03 — нотариусы,

ФЛ04 — арбитражные управляющие,

ФЛ05 — патентные поверенные,

ФЛ06 — оценщики,

ФЛ07 — медиаторы.

Появились новые коды для графы 5 «Трудовая функция»: 

0 — бессрочный трудовой договор,

0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев,

0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев,

1 — трудовой договор по совместительству,

1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев,

1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

А вот новые коды для графы 6 «Код выполняемой функции»: 

ОСОБ — для некоторых сотрудников государственных органов,

ДИСТ — дистанционная работа,

НДОМ — надомная работа,

НЕПД — неполный рабочий день,

НЕПН — неполная рабочая неделя,

ДГПХФЛНС — договор гражданско-правового характера, по которому ИП должен уплачивать страховые взносы на травматизм,

ДАВТФЛНС — договор авторского заказа, по которому ИП уплачивает страховые взносы на травматизм. 

Как теперь указывать код ОКЗ 

В подразделе 1.1 мы видим графу 6 «Код выполняемой функции». В этой графе также пишется код по Общему классификатору занятий (кратко ОКЗ).

В прошлом году этот код был нужен для 7 кадровых мероприятий, с 1 января к списку прибавилось еще одно. Вот полный перечень: 

• Прием;

• Перевод;

• Увольнение;

• Приостановление;

• Возобновление;

• Начало договора ГПХ;

• Окончание договора ГПХ; 

• Установление (присвоение) — это добавленное мероприятие, которое означает получение работником второй и последующих профессий/специальностей/квалификаций. 

Для нового мероприятия нужно будет указать полученный работником класс, категорию, чин и так далее.

Новые правила для кадрового мероприятия «Переименование»

В 2023 году в подразделе 1.1 компании должны были указывать мероприятие «Переименование» в том случае, если бизнес менял название. С 1 января 2024 года для этого появились дополнительные основания: 

• перевод сотрудника в другое обособленное подразделение;

• закрытие обособленного подразделения. 

Важно не забыть указать регистрационные номера страхователя: старый и новый. Если он не изменился — указываем два одинаковых номера. 

Дополнительный отчет подаем только на работниц в декрете

Форма ЕФС-1 содержит раздел о стаже (подраздел 1.2), внутри которого есть поле для досрочной сдачи отчета с основанием «Назначение выплат по ОСС». Дополнительный отчет нужен для того, чтобы можно было включить пособия в срок работы за текущий год, а не переносить их на следующий.  

Напомним, что во всех остальных случаях раздел о стаже работников подается до 25 января следующего года. 

Ранее предполагалось, что дополнительный отчет нужно будет подготавливать на всех сотрудников, которые заболели. В изначальном проекте формы законодатели указали два основания для подачи отчета: 

• если сотрудник заболел и получил листок нетрудоспособности; 

• если сотрудник подавал заявление о назначении ему пособия по уходу за ребенком. 

В итоговом варианте основание осталось, но изменились случаи, когда нужно подавать отчет. Теперь его нужно отправлять только на беременных сотрудниц. То есть осталось два случая, когда нужно подавать ЕФС-1 дополнительно:

• если сотрудница подала заявление о предоставлении ей отпуска по беременности и родам до 1,5 лет, 

• если сотрудник подавал заявление о назначении ему пособия по уходу за ребенком. 

Как не пропустить сроки сдачи ЕФС-1

Сегодня мы разобрались в том, как изменился отчет ЕФС-1 с 1 января, но кроме изменений формы важно также помнить о сроках подачи подразделов. Ежемесячно в блоге мы публикуем календарь с видами и датами сдачи отчетов — предлагаем перейти и изучить таблицу отчетности на январь. 

А если не хотите изучать полный список со всеми отчетами — посмотрите только сроки отправки разделов ЕФС-1.

Чтобы не пропустить новые статьи в блоге — подпишитесь на рассылку, форму подписки вы найдете в конце статьи. 

Напомним, что новая форма отчета ЕФС-1 реализована в программах: 

— «1С:Бухгалтерия»

— «1С:Зарплата и управление персоналом» 

Если вы заметили, что форма устарела — обновите программы. Так вы сможете избежать возможных ошибок при отправке и вопросов от налоговой. В нашем сервисе аренды 1С в облаке доступно три типа обновления: ручное, полуавтоматическое и автоматическое. Последний вариант позволит настроить установку обновлений на определенное время. За них не нужно доплачивать — обновления уже включены в стоимость выбранного тарифа. 

Обе программы можно арендовать в облаке, а если никогда не пользовались этой версией 1С — подключите бесплатный пробный период на 14 дней. Этого времени будет достаточно, чтобы изучить функционал программ и оценить все преимущества.