«1С-ЭДО» становится все более трендовым сервисом. Как и любой новый процесс, внедрение и использование ЭДО обрастает мифами, легендами и предубеждениями, и сегодня мы будем их разрушать.
Миф первый. «У нас никто не обменивается по ЭДО. Все на бумаге»
Здесь хочется процитировать доктора Хауса: «Все говорят неправду». Зачастую многие не знают, что на самом деле у них есть ЭДО, или что те самые документы, которые им присылает теплосеть или водоканал – на самом деле и есть ЭДО. Для того, чтобы узнать правду, вам достаточно в «1С» выделить интересующих вас контрагентов (или вообще всех подряд), нажать на верхней панели кнопку «ЭДО – Отправить приглашения». Не переживайте, приглашения при этом не отправятся, зато выйдет табличка, в которую подтянется вся информация о существующих по ним учетных записей ЭДО. Да, у некоторых действительно не будет никакой записи ЭДО ни у одного из операторов, но вы удивитесь количеству контрагентов в вашей базе, у которых на самом деле есть хотя бы одна учетная запись.
Миф второй. «ЭДО – это сложно»
«1С-ЭДО» встроен в вашу программу «1С», он использует туже логику, как и вся остальная программа. Если вы опытный пользователь «1С», для вас не составит труда начать работать в «1С-ЭДО».
Иногда нет желания или времени осваивать даже простой функционал. В таком случае мы рекомендуем вспомнить о планах ФНС – рано или поздно его придется осваивать, и гораздо лучше это сделать сейчас, чем в момент, когда вам придется разбираться, как принять документ о приобретение материалов, потому что без него вам его не отгружают, а производство встало.
Психологи выделяют пять стадий принятия неизбежного. Мы рекомендуем пропустить три промежуточных и перейти от отрицания к принятию. К принятию документов по «1С-ЭДО».
Миф третий. «Нет времени на ЭДО»
Давайте проанализируем на что в основном уходит время? Задавая такой вопрос бухгалтерам, мы часто слышим в ответ, что время уходит:
-
На формирование отчетов.
-
На работу с первичной документацией.
-
На начисление заработной платы.
-
На поиск актуальный информации по «1С» и законодательству в Интернете.
Сервис «1С-ЭДО» помогает освободить это время – двумя кнопками создается номенклатура, еще парочкой нажатий – проводится поступление в базе. Контрагенту документ отправляется вообще одной кнопкой. Подсчитайте, сколько действий занимает это у вас сейчас?
Кроме этого, ЭДО снижает шанс человеческой ошибки при работе с документами, а также время на поиск и проверку наличия закрывающих документов.
Внедрение «1С-ЭДО» – это разовая инвестиция небольшого количества времени, чтобы потом ежемесячно освобождать его в несравненно большем количестве.
Миф четвёртый. «Для обмена с контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО, нужно регистрироваться в их системах»
Этот миф возник не на ровном месте – платные сервисы электронного документооборота активно продвигают именно свои услуги, скрывая часть информации и незаметно убеждают клиента и всех его контрагентов, что нужно перейти на их сервис.
На самом деле уже несколько лет в системах электронного документооборота существует абсолютно свободный и бесплатный роуминг. Совершенно не обязательно и даже вредно вести документооборот во всех программах – вы рискуете запутаться, где какие документы находятся.
Для настройки обмена с абонентом, использующим другую программу, просто отправьте ему приглашение из «1С-ЭДО». Для вашего контрагента визуально ничего не изменится, он будет отправлять и принимать документы также, как и с контрагентом своего оператора.
Миф пятый. «Нам не подходит «1С-ЭДО» – наша номенклатура в базе отличается от номенклатуры поставщика. Она зайдет в базу и все спутает»
На самом деле именно вы определяете, как номенклатура, пришедшая от поставщика, будет отображаться в вашей базе. Это делается прямо в интерфейсе «1С-ЭДО» при поступлении номенклатуры.
Можно добавить несколько позиций поставщика на одну вашу номенклатуру. Можно одной кнопкой создать по данным поставщика, если номенклатура куплена вами впервые. «1С-ЭДО» экономит время бухгалтера благодаря правильно автоматизированной работы с номенклатурой.
Миф шестой. «Печатать входящий документ ЭДО»
Одно из важнейших преимуществ «1С-ЭДО» – это экономия денег на изготовлении бумажных документов.
В данном случае вы не экономите, а увеличиваете затраты на документооборот – раньше эти документы печатали для вас ваши поставщики. Теперь вы вместо него тратите бумагу и картриджи принтеров.
Печатать документ для того, чтобы его учесть и подложить в архив? Наличие подписанного документа все равно намного наглядней отображается в «1С» прямо в таблице поступлений и реализаций.
Стоит помнить, что юридическая значимость все равно остается у электронного документа, именно на нем установлены усиленные квалифицированные электронные подписи. Да и в проверяющие органы документ, пришедший по ЭДО, нужно будет направлять в электронном виде.
Законодательная база: 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 93 и 169 НК РФ «Истребование документов при проведении налоговой проверки», Концепция развития ЭДО от ФНС России, Приказ ФНС России № ЕД-7-2/448@.
В программах 1С можно подключить сервис «1С-ЭДО», который позволяет легко получать, подписывать и отправлять электронные документы в пару кликов напрямую из программы.
