Электронная трудовая книжка: как оформить, вести, получить выписку

При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде. Если работник завел книжку до 2020 года, у него остается право на ведение бумажного аналога. Разобрались, что собой представляет электронная трудовая книжка, как оформить этот документ и где посмотреть информацию о трудовом стаже и кадровых событиях. 

В чем суть электронной трудовой книжки

С 1 января 2020 года в России используются электронные трудовые книжки. Бумажные аналоги кадровики тоже ведут, но только если работник успел завести книжку до общего перехода в электронный формат и письменно уведомил работодателя о своем желании продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной. 

Стоит отметить, что в законах нет такого понятия, как «электронная трудовая книжка», или ЭТК. По сути говоря, она представляет собой электронную выписку из тех сведений, что работодатель подает в Социальный фонд. В частности, из подраздела 1.1 «Сведений о трудовой деятельности», который входит в состав отчета ЕФС-1.

Все данные о профессиональной жизни теперь хранятся в базе СФР. Из этой базы можно скачать выписку, в которой будет содержаться информация о местах работы, должностях, переводах, увольнениях, а также другие сведения о трудовой деятельности. В отличие от бумажной книжки, в электронной не указывают информацию о награждениях, вахтовой и сезонной работе, и некоторые другие нюансы. 

Готовьте и отправляйте отчетность по работникам в СФР с помощью сервиса «1С-Отчетность». Поработать в сервисе можно без оплаты: для вас доступен акционный тариф «СФР бесплатно», который позволяет отправлять отчеты в Социальный фонд в течение трех месяцев. Оставляйте заявку, чтобы узнать детали и получить помощь в подключении.

Как работать с электронной трудовой книжкой

Если сотрудник трудоустраивается впервые в жизни, компания оформляет ему трудовую книжку в электронном виде, а далее отчитывается в СФР обо всех кадровых изменениях — эта обязанность закреплена в статье 66.1 ТК РФ. 

Если у нового сотрудника есть на руках бумажная трудовая, тут два варианта развития событий: сотрудник может попросить вести параллельно бумажную и электронную книжки, либо полностью отказаться от бумажной. 

Порядок действий, если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой: 

1 — При приеме на работу внесите в бумажную книжку запись.

2 — Получите с сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую. 

3 — Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщите в СФР о том, что вы приняли на работу нового сотрудника и что он отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Укажите дату подачи заявления об отказе. 

4 — Сделайте в бумажной трудовой запись о переходе на электронную трудовую книжку и выдайте бумажную книжку работнику на руки. С этого момента с компании снимается ответственность за ведение и хранение бумажной книжки, но остается обязанность направлять в СФР электронную отчетность. 

Рекомендации работодателю при переходе на электронную трудовую: 

1 — Решите, кто из сотрудников будет отвечать за подачу сведений в Социальный фонд. Ответственным может быть только один специалист. Обычно этим занимается бухгалтер или кадровик.

2 — Изучите и сохраните себе памятку со сроками сдачи отчета ЕФС-1. Все ключевые кадровые события отражаются в разделе 1. Своевременно подавайте отчетность в Социальный фонд. Включайте в нее как штатных работников, так и исполнителей на договорах ГПХ. 

✔️ Если приняли или уволили сотрудника, заключили или расторгли договор ГПХ — отчитайтесь не позднее следующего рабочего дня.

✔️ Если перевели сотрудника на другую постоянную работу, сообщите об этом до 25 числа следующего месяца.

✔️ О страховом стаже сообщайте до 25 января следующего года.

✔️ Если есть застрахованные лица, по которым перечисляются дополнительные взносы на накопительную пенсию, передавайте по ним сведения раз в квартал, до 25 числа месяца, следующего за прошлым кварталом. 

Важно помнить. С 1 ноября 2024 года для подачи отчетности в Соцфонд нужно использовать новые регистрационные номера страхователей, старые номера ПФР больше не применяются.

3 — По запросу выдавайте сотрудникам выписки из электронной трудовой. При увольнении такая выписка входит в обязательный пакет документов. 

Если никаких кадровых событий с работником не происходит, ЕФС-1 подавать не требуется. Также, если у вас 10 или меньше человек в штате, можно направлять отчет в СФР на бумаге. Если штат больше, только в электронном формате. Например, это удобно делать через облачный сервис «1С-Отчетность». 

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Все сведения о трудовой деятельности из отчета ЕФС-1 хранятся в электронной базе Социального фонда. Эту информацию можно в любой момент выгрузить в виде выписки. Данные из электронной трудовой книжки может запросить новый работодатель, чтобы узнать о кадровых событиях на прошлой работе. Также они могут понадобиться при расчете пенсий и пособий, при оформлении кредитов и загранпаспорта. 

Как сотруднику получить выписку из электронной трудовой 

Через работодателя. Обратитесь к руководителю и попросите подготовить такую выписку. Она будет в виде справки по форме СТД-Р. Эта справка содержит сведения о кадровых событиях у текущего работодателя, для ее получения нужно подать заявление. На подготовку и выдачу справки у компании будет три рабочих дня. 

На Госуслугах. Авторизуйтесь, далее на главной странице перейдите в раздел «Услуги». В подразделе «Справки Выписки» будет ссылка «Выписка из электронной трудовой книжки». Перейдите по ней и отправьте запрос. Выписка появится в тот же день в виде PDF-файла в личном кабинете, в ней будет информация обо всех местах работы.

Та же выписка, сформированная через Госуслуги, будет доступна в личном кабинете СФР. Авторизуйтесь с помощью учетной записи в ЕСИА, далее перейдите в раздел «История обращений», отметьте нужную дату и скачайте выписку.

Получить бумажную выписку можно в МФЦ или СФР при личном посещении. В блоге подробнее рассказали про все способы, как получить выписку из электронной трудовой книжки.

Суть статьи коротко 

✅ Переход на электронные трудовые книжки начался 1 января 2020 года. Если сотрудник впервые трудоустроился до 2020 года и у него есть бумажная книжка, он может подать заявление и попросить вести еще и бумажный аналог. Работодатель в этом случае не может отказать. 

✅ Электронная трудовая книжка формируется из тех сведений, что работодатель подает в Социальный фонд. В частности, из сведений раздела 1 отчета ЕФС-1. 

✅ Сотрудник в любой момент может узнать свой трудовой стаж и получить выписку со всеми данными о своей профессиональной жизни. Документ можно запросить у работодателя, либо скачать самостоятельно на Госуслугах и сайте Соцфонда. 

✅ Отправляйте отчеты в контролирующие органы через сервис «1С-Отчетность». Если нужна возможность взаимодействия с Социальным фондом, рассмотрите тариф «СФР бесплатно» на три месяца. 

Для быстрого обмена расчетными листками, заявлениями, справками и приказами с сотрудниками подключайте сервис «1С:Кабинет сотрудника». Работники могут подписывать документы прямо со своих смартфонов в любое удобное время.