Первичная документация, или «первичка» - документы, которые должны быть оформлены при совершении любой хозяйственной операции в компании и подтверждают сам факт совершения такой операции. Такие документы должны храниться 5 лет с момента создания. К первичной документации нужно относиться очень серьезно, иначе могут возникнуть проблемы с налоговой.
К первичной документации относятся:
-
Договор
-
Счет
-
УПД (универсальный передаточный документ)
-
Накладная
-
ТОРГ-12
-
Акт выполненных работ
Поставщику или исполнителю эти документы нужны для подтверждения, что покупатель получил необходимые товары или услуги, а покупатель может использовать эти документы для снижения налоговой базы.
Как оформлять
К первичной документации относится большой перечень документов. Некоторые формы регламентированы законом. Другие могут быть оформлены по собственным шаблонам. Однако в любом случае документ должен содержать следующие сведения:
-
Наименование и дата документа
-
Наименования контрагентов
-
Условия сделки: описание товаров и услуг, единицы измерения, стоимость и т. д.
-
Должности и подписи ответственных лиц
В первичной документации не допускается использование факсимиле, только живые печать и подпись.
При электронном документообороте можно обойтись без бумажных копий. При этом электронные версии документов должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Обратите внимание, что электронный документооборот возможен только с тем контрагентами, которые подключены к ЭДО. Подробности — в статье про электронный документооборот.
Автоматический ввод первичной документации в 1С
Если документов много, ввод первичной документации в 1С превращается в долгое и утомительное занятие. Чтобы ускорить этот процесс, можно использовать специальные сервисы для автоматизации ввода первичной документации. Они распознают сканированные документы, проверяют их и загружают в систему учета. Такие сервисы платные. Рассмотрим, как они работают на примере Jetlex.
Интеграция с 1С происходит при помощи обработки. Для начала работы нужно выбрать конфигурацию и скачать файл обработки:
После этого нужно в программе 1С открыть обработку и ввести данные, полученные на шаге 3:
На этом интеграция завершена, можно переходить к загрузке документов. Выберите нужные файлы с компьютера и загрузите их в программу:
После распознавания можно открыть документ для проверки и дальнейшей загрузки в 1С:
Далее нужно выбрать базу и организацию, куда будет загружен документ:
Экспорт в 1С Предприятие происходит каждые 90 секунд. Проверить статус экспорта можно на вкладке «Электронный архив»:
Документы со статусом «экспортировано» должны появится в системе учета. Заходим в 1С и открываем журнал операций:
Если нужные документы отсутствуют, нужно обновить список.
Самое важное
Чтобы избежать проблем, нужно вести строгий учет первичной документации. Документы должны соответствовать реально заключенным сделкам, если происходят корректировки, они обязательно должны быть отражены в первичке. Для того, чтобы убедиться, что с документами порядок, проводят инвентаризацию первичной документации. Чтобы упростить работу бухгалтера, можно использовать сервисы для автоматического ввода первичной документации. При выборе сервиса ориентируйтесь на стоимость и возможность интеграции с вашей учетной системой.
