Табель учета рабочего времени: по какой форме вести и как заполнять

Для корректного расчета зарплаты и взносов работодатель ежемесячно ведет табель учета рабочего времени. Разобрались, что это за документ, по каким правилам его заполнять, какую форму использовать и сколько хранить. 

Что такое табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — документ, в который вносят отработанные часы и дни каждого работника. С его помощью ведут учет фактически отработанного времени — эта обязанность для работодателей прописана в статье 91 ТК РФ. Обычно этот документ ведет кадровик или бухгалтер. Если компания небольшая, то руководитель или ИП.

На каждый месяц создают новый табель и указывают данные по работникам, которые оформлены по трудовому договору. Внештатников на договорах ГПХ прописывать не требуется, так как у них нет нормированного рабочего дня. 

Что указывают в табеле: выходы на работу, пропуски смен с указанием причин, выходные дни, отпуск, командировку, больничный, прогулы и простои. 

Табель необходим для того, чтобы: 

— правильно рассчитывать зарплату и страховые взносы; 

— подтвердить льготный стаж для получения досрочной пенсии (только для сотрудников на вредной и опасной работах); 

— предъявить по запросу в налоговую, Соцфонд или трудовую инспекцию для проверки корректности расчетов; 

— показать при решении трудовых споров в суде, когда нужно доказать, например, был ли сотрудник на рабочем месте, в отпуске или на больничном. 

Отправляйте сотрудникам электронные расчетные листки, справки, приказы, уведомления и другие кадровые документы с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Для работников можно выпустить бесплатные неквалифицированные электронные подписи, чтобы они могли подписывать документы прямо в со своего мобильного телефона. 

По какой форме вести табель учета рабочего времени

Работодателям доступны две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Закон также не запрещает разработать собственный бланк. 

Форма Т-12

Позволяет вести учет времени и расчетов с работниками. Для каждого дня предусмотрено две строки: в верхней отмечается явка на работу, в нижней — количество часов работы. Заполняются также графы 5 и 7 — в верхней строке указывают количество отработанных дней за половину месяца, в нижней — количество часов. 

Табель представлен в виде таблицы.

Скачать образец Т-12

Форма Т-13

Упрощенная форма табеля для учета рабочего времени, состоит из одной страницы. На практике этот бланк используют чаще, чем Т-12. 

Скачать образец Т-13

Собственный бланк 

Если стандартные формы не подходят, можно разработать собственный бланк. Его нужно утвердить приказом и приложить к учетной политике. 

Главное, не забыть добавить в бланк реквизиты первичного документа: название документа и дата составления, наименование организации/ИП, описание кадровых событий, должности и подписи ответственных лиц. 

Какую бы форму вы ни выбрали, следуйте единой схеме работы: 

1 — Заполняйте табель каждые полмесяца или в конце месяца. 

2 — Укажите основные реквизиты: наименование организации, номер и дату документа, отчетный период, должности, табельные номера и ФИО работников. 

3 — Отметьте количество явок и неявок на работу, отработанные часы, выходные. Включайте только штатных работников на трудовых договорах.

4 — Если в табеле были допущены ошибки, есть два способа их исправить: зачеркнуть некорректные данные и вписать сверху новые, либо подготовить корректирующий табель.

5 — Табель подписывают ответственное лицо, кадровик и руководитель структурного подразделения. Далее документ передают бухгалтеру для расчета зарплаты. 

Как заполнять коды в табеле учета рабочего времени

В табель учета рабочего времени вносятся цифровые или буквенные обозначения (коды), которые указывают на вид работ. Ниже под кодом пишут количество часов или дней. Вот расшифровка основных обозначений:

→ Я/01 — Продолжительность работы в дневное время. 

→ ОТ/09 — Ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

→ Р/14 — Отпуск по беременности и родам.

→ Б/19 — Временная нетрудоспособность с назначением пособия. 

→ ПВ/22 — Время вынужденного прогула. 

→ В/26 — Выходные дни и нерабочие праздничные дни. 

Например, рабочий день длится 8 часов, однако во вторник сотрудник отсутствовал 3 часа, так как посещал врача. В таком случае в верхней клетке укажут Я или 01, а в нижней пропишут количество фактически отработанных часов — 5. При неявке на работу нижняя клетка остается пустой. 

Вот как это может выглядеть в табеле (верхняя строка содержит числа месяца):

Всего предусмотрено 36 обозначений для формы — их можно посмотреть в Постановлении Госкомстата № 1. 

Как и сколько хранить табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как и большую часть архивной документации, хранят 5 лет. Если есть сотрудники на вредной или опасной работах, то срок хранения: 

— 75 лет, если делопроизводство по работнику завершили до 01.01.2003 года; 

— 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.

Если при проверке выяснится, что работодатель вообще не ведет табель учета рабочего времени, то могут назначить штраф. По статье 5.27 КоАП РФ, штраф для должностных лиц составит от 1000 до 5000 рублей, для юрлиц наказание строже — от 30 000 до 50 000 рублей.

Суть статьи коротко 

✅ Каждый месяц работодатели заполняют табель учета рабочего времени. В нем содержатся данные о количестве отработанных часов и дней штатных сотрудников за отчетный период.

✅ Табель нужен для расчета зарплаты и взносов, также он пригодится при решении трудовых споров в суде. 

✅ Для заполнения табеля используйте на выбор унифицированные формы Т-12 или Т-13, либо разработайте собственную форму. 

✅ При заполнении укажите код вида работ: буквенный или цифровой. Например, код Я/01 означает продолжительность дневной работы. 

✅ Все работодатели обязаны вести табель. Если этого не делать, то оштрафуют как должностное лицо, так и компанию. Для юрлиц максимальный штраф составит 50 000 рублей. 

✅ Формировать табель учета рабочего времени удобно в облачной версии «1С:ЗУП». Основные сведения в табеле заполняются автоматически по уже внесенным в 1С кадровым документам. По умолчанию устанавливается пятидневка, но вы можете добавлять иные условия, если ваши сотрудники работают ночью, сверхурочно или вахтами. Если есть удаленные работники, то также рекомендуем подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника» для быстрого обмена кадровыми документами.

Иллюстрация от freepik на freepik.com