Бизнес записывает в КУДиР доходы и расходы. Если книга ведется регулярно и заполнена правильно, то у налоговой не возникнет лишних вопросов. Расскажем простыми словами: кто и как ведет КУДиР, где взять бланк, как заполнить и какие отличия есть на разных налоговых режимах.
Что такое КУДиР и кто обязан ее вести
КУДиР — книга учета доходов и расходов. Ее ведут компании и ИП на УСН и ЕСХН, а также ИП на патенте и ОСНО. Самозанятые и бизнес на спецрежиме АУСН освобождаются от этой обязанности, так как у них облегченный учет.
КУДиР помогает отслеживать движение средств, правильно рассчитать налог и составить декларацию. В налоговую книгу не сдают, но ее нужно предоставить, если придет такой запрос.
В книгу попадает всё, что влияет на размер налоговой базы по выбранному режиму. Например, на УСН «Доходы» в книгу вносят все поступления на расчетный счет и в кассу: оплаты от покупателей, авансы, эквайринг, проценты на остаток. На объекте «Доходы минус расходы» к списку еще добавятся все траты по статье 346.16 НК РФ: зарплата, взносы, основные средства.
Если бизнес вообще не вел деятельность в течение года, то КУДиР всё равно заводится. Просто вместо сумм в книге проставляются нули, целиком заполнить нужно только титульный лист.
Больше по теме — в нашем блоге:
— Исправленный и корректировочный счет-фактура
— Ошибки в декларации по НДС на УСН
Где взять бланк КУДиР и как заполнить
Бланк утвержден приказом ФНС № ЕА-7-3/816@, взять его можно прямо оттуда или оформить в своей бухгалтерской программе. Для ИП на ОСНО действует своя, более старая форма из приказа Минфина № 86н / МНС № БГ-3-04/430.
Правил заполнения довольно много, есть как общее для всех режимов, так и отличия.
Как заполнять КУДиР
|
Правило заполнения |
Как делать |
|
В какой форме вести |
В бумажной или электронной на выбор. |
|
Когда заводить новую книгу |
Книгу заводят на год. На патенте — на срок его действия. |
|
Как вносить данные |
Строго по датам, на основании первичных документов: чеков, актов, накладных. Нельзя сначала внести сентябрьский расход, а потом июньский. |
|
Как отражать доходы |
На УСН, ПСН и ЕСХН применяется кассовый метод. Если деньги пришли на счет или в кассу, то это доход. Авансы считаются по тому же принципу. |
|
Как отражать расходы |
На УСН «Доходы» и патенте расходы не вносят вообще. На УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН считают кассовым методом, на ОСНО — методом начисления. |
|
Учитывать ли НДС |
Доходы отражаются без НДС. |
|
Нужно ли печатать |
Электронную КУДиР в конце года обязательно распечатывают и прошивают. Незаполненные разделы тоже печатают. |
|
Как исправить ошибку в бумажной книге |
Неверную цифру зачеркивают одной чертой, рядом пишут правильную, ставят дату и подпись. Стирать или закрашивать нельзя. |
|
Как исправить ошибку в электронной книге |
Можно в любой момент отредактировать документ и поправить неточность. Если уже распечатали, то действуют те же правила, что и для бумажной КУДиР. |
|
Как прошивать |
Пронумеруйте страницы, начиная со второй (титульный лист без номера). Сшейте ниткой, укажите количество листов и заверьте подписью. |
Закон позволяет вести книгу на бумаге, но это не всегда удобно: легко ошибиться, что-то забыть или продублировать один и тот же расход. В облачной «1С:Бухгалтерия» КУДиР формируется автоматически на основе данных учета. Достаточно один раз настроить программу — и дальше книга будет формироваться сама с учетом особенностей налогового режима. Вам остается только перепроверить и распечатать книгу в конце года.
Чем отличается на УСН, ОСНО, ПСН
Правила работы с КУДиР зависят от того, на каком налоговом режиме вы работаете. Где-то налоговой нужна полная картина по доходам и расходам, а где-то достаточно отобразить только доходы. Если совмещаете несколько режимов, то для каждого заводится своя отдельная книга.
УСН. Правила заполнения зависят от объекта налогообложения.
-
При объекте «Доходы» заполняется раздел I (доходы) и раздел IV (сюда вносят торговый сбор, если он есть и работаете в Москве). Расходы в книгу не попадают.
-
При объекте «Доходы минус расходы» заполняют раздел I — доходы и расходы, раздел II — основные средства и НМА, раздел III — убытки прошлых лет.
Заполнять книгу желательно сразу после поступления оплаты. Укажите дату и номер документа-основания, далее кратко опишите суть операции и сумму поступления.
ОСНО. На основной системе форма наиболее сложная, заполнять ее нужно внимательно. Здесь целых шесть разделов вместо четырех. Основные + разделы V–VI для отражения расходов на зарплату и расчета налоговой базы по НДФЛ за год.
ПСН. На патенте всё довольно просто: в книгу попадают только доходы (раздел I), так как расходы на ПСН ни на что не влияют. Если у вас несколько патентов с разными сроками действия, то заводите отдельную книгу на каждый.
ЕСХН. Здесь работают с разделом I, причем заполнять нужно не поквартально, а по полугодиям, так как на ЕСХН платят один аванс по итогам шести месяцев. В разделе II пишут расходы на основные средства и НМА, если такое имущество есть. Перечень расходов на ЕСХН закрытый.
Часто задаваемые вопросы
В каких ситуациях ФНС может запросить КУДиР?
КУДиР запрашивают при камеральных проверках, когда данные в книге не сходятся с банковскими выписками. Еще книгу нужно предоставить при выездной проверке и встречной проверке контрагентов. На предоставление документа бизнесу дается 10 рабочих дней.
Можно ли вести КУДиР в обычной таблице Excel?
Можно, если вам так удобнее. Но здесь больше рисков допустить ошибку: забыть внести расход или указать документ, из которого появилась цифра; продублировать одну и ту же операцию. В «1С:Бухгалтерия» книга доходов и расходов формируется автоматически на основе проведенных документов, так меньше рисков упустить что-то важное.
Нужно ли хранить КУДиР и как долго?
КУДиР хранят 5 лет после того года, в котором она велась. Например, вы вели книгу в 2026 году, значит хранить ее нужно минимум до 2031 года. Если работаете на УСН «Доходы минус расходы» и есть убытки, то срок увеличивается: книгу хранят весь период списания убытков и еще 5 лет.
Некоторые закрывают ИП и думают, что таким образом освободятся от проверок, но это не так. Налоговая может проверить деятельность за последние 3 года и запросить КУДиР — даже если фактически вы уже не работаете.
Штрафуют ли за ошибки при заполнении КУДиР?
Штрафуют как за ошибки, так и за само отсутствие КУДиР (статья 120 НК РФ). Штраф для ИП и компаний составит 10 000 ₽, а если нарушение длится дольше одного налогового периода — 30 000 ₽.
Если из-за ошибок была занижена налоговая база, то штраф посчитают от суммы неуплаченного налога, но заплатить придется не менее 40 000 ₽.
«1С:Бухгалтерия» в облаке для удобного ведения КУДиР
Книгу учета доходов и расходов можно вести в Excel или на бумаге, пока операций немного. Но если бизнес развивается, то простых инструментов становится недостаточно. Возникают типовые ошибки ручного ввода: расходы попали не в ту графу, забыли внести траты, продублировали одну и ту же операцию или внесли ее заранее, а про оплату забыли.
В облачной «1С:Бухгалтерия» КУДиР формируется автоматически из уже проведенных документов — любую строку можно открыть и сразу посмотреть, откуда взялись данные. Вы указываете свой налоговый режим в настройках и дальше программа сама соберет книгу по его правилам — для ОСНО, УСН, ЕСХН или патента.
Попробуйте бесплатно на 14 дней
Иллюстрация от DC Studio на magnific.com