В 2023 году произошло много изменений со стороны налогового законодательства. Эти изменения не затронули основные правила по формированию облагаемой базы, ставок НДФЛ, необлагаемых выплат и вычетов. Организации, как и прежде, обязаны предоставлять в налоговую инспекцию отчёт 6-НДФЛ. Однако изменения коснулись отражения сумм в налоговой отчётности в соответствии с датами выплат таких сумм. В данной статье мы рассмотрим заполнение отчёта 6-НДФЛ и обсудим основные изменения.

Что изменилось

Начиная с первого квартала 2023 года отчёт по форме 6-НДФЛ заполняется в соответствии с приказом ФНС РФ от 15.10.2020 г., учитывая корректировки из приказа ФНС от 29.09.2022 г.

В соответствии с этими правилами при подаче отчёта за первый квартал необходимо отразить НДФЛ, который удерживался с 1 января по 22 марта. 

Следовательно, заполняя полугодовой отчёт, необходимо отразить суммы с 1 января по 22 июня, при расчёте за девять месяцев – с 1 января по 22 сентября, а в годовом отчёте отражаются суммы НДФЛ, удержанные в период с 1 января по 31 декабря. 

Такие правила ратифицированы статьями 58, 226 и 230 НК РФ.

Порядок отправки отчёта 6-НДФЛ

В соответствии с налоговым законодательством РФ организации должны направить отчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего нахождения. Если есть обособленные подразделения, то за сотрудников таких подразделений отчет направляется по месту нахождения этих подразделений.

Отчёт по форме 6-НДФЛ можно подать несколькими способами. Выбор того или иного вида подачи зависит от численности физических лиц, по которым необходимо подать соответствующую форму. 

Подробнее данная норма прописана в статье 230 НК РФ.

Если налоговый агент подаёт 6-НДФЛ на бумажном носителе, то заполняться такой отчёт должен обязательно на ратифицированной машинно-утверждённой форме вручную, либо на компьютере с дальнейшей распечаткой.

Хочется отдельно отметить, что в случае, если организация изменит свой фактический адрес посреди года, то после постановки на учёт в новом налоговом органе по месту нахождения, необходимо будет также предоставить отчёт 6-НДФЛ в новую инспекцию. И так как 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, то налоговый агент обязан будет предоставить отчётность не только в новый налоговый орган, но и в предыдущий.

Есть несколько сроков предоставления отчёта по форме 6-НДФЛ в орган налоговой инспекции:

• дата фактического предоставления;

• дата отправки почтовой связью;

• дата отправки в электронном виде с использованием электронной подписи и имеющая подтверждение со стороны оператора электронного документооборота.

Основное изменение 2023 года

Поговорим про одно из основных изменений в налоговом законодательстве, в соответствии с которым с 1 января 2023 г. датой фактического получения дохода в виде оплаты труда сотрудникам является дата выплаты, то есть дата перечисления дохода на счет. Эти изменения узаконены статьей 223 Налогового Кодекса РФ.

Необходимо отметить, что в случае, если заработная плата за декабрь 2022 г. выплачивалась в январе 2023 г., то такие суммы отражаются в другом налоговом периоде, то есть в январе 2023 г., в соответствии с датой, когда они были выплачены. Такое правило продиктовано письмом Минфина от 14 сентября 2022 г.

Из чего состоит форма 6-НДФЛ?

Структура 6-НДФЛ включает:

Данный отчёт содержит в себе данные по учету доходов, которые начислены и выплачены физическим лицам с учетом возможных вычетов, а также с учетом исчисленного, удержанного и перечисленного налога со стороны налогового агента.

При заполнении отчета необходимо обязательно указать все реквизиты и показатели по суммам дохода и соответствующего налога. В случае, если какой-либо показатель отсутствует, то указывается «0».

По структуре отчёт имеет сквозную нумерацию, за исключением титульного листа. На каждой странице указывается соответствующий ей номер. Разделы могут быть размещены на нескольких страницах, если данные по суммам налога и дохода не смогут разместиться на одной странице.

Давайте подробнее рассмотрим заполнение отчёта по каждому разделу.

Характерные особенности заполнения отчёта по форме 6-НДФЛ

Заполнение титульного листа характерно тем, что на нём указываются все основные сведения о работодателе: наименование организации, ИНН, КПП. 

Отчетный период, за который подается отчет, заполняется в соответствующей графе – «Отчетный период (код)».

Год, за который подаётся отчет, указывается в полном объёме, четырьмя знаками в поле «Календарный год».

Код налогового органа, в который направляется отчет, указывается в соответствующем поле так же в четырехзначном виде.

Код по месту нахождения представления отчётности в налоговый орган указывается в поле «По месту нахождения (учёта)(код)».

Также на титульном листе необходимо указать код ОКТМО в соответствии с кодом муниципального образования.

Следующая страница для заполнения – Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В данном разделе в строке 020 находится общая информация по всем физическим лицам компании, а именно суммированный удержанный НДФЛ за крайние три месяца отчетного периода.

В строках 021-023 должна быть подробная расшифровка сумм по строке 020. В соответствии с приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/881@ произошли изменения в заполнении строк 021-023. Опять же, эти изменения связаны с тем, что теперь налог учитывается в периоде, в котором он выплачен.

Для того чтобы проверить себя, необходимо сравнить суммы в строке 020 и в строках 021-023. Показатели должны быть равны.

Следующее поле – 024, заполняется по четвертому сроку перечисления. Сюда входят суммы исчисленного и перечисленного налога в срок с 23 по 31 декабря. Такие суммы обязательны к перечислению не позднее крайнего рабочего дня в отчетном календарном году. Из этого следует вывод, что данное поле не заполняется при составлении отчета за квартал, полугодие и девять месяцев.

Обобщённая сумма налога, которую налоговый агент (работодатель) вернул налогоплательщикам в последние три месяца отчётного периода, отражается в следующем поле – 030. Вследствие этого, в строке 031 указываются даты, в соответствии с которыми налоговый агент производил возврат этих сумм, а по строке 032 указывается расшифровка сумм в соответствии с указанными датами.

Для проверки правильности заполнения строк 030-032 необходимо сверить суммы в строках 030 и 032. Суммы должны быть равны.

Возврат налога

Остановимся на теме возврата налога и подробнее разберем суммы, которые включаются в строку 030 раздела 1, а именно:

1. Суммы налога, которые удержаны с физических лиц ошибочно. Сюда можно отнести неверный расчет налога по более высокой ставке, без учета вычетов или же наоборот с его учетом, когда налоговая база уже этого не позволяет законодательно.

2. Суммы налога, которые возвращаются в соответствии с предоставлением физическим лицам социального или имущественного вычета в течении календарного года.

Также хотелось бы отметить, что все суммы материальной выгоды в периоде с 2021 по 2023 год не облагаются налогом, а в случае, если с подобных сумм налог всё-таки был удержан, то возврат необходимо произвести в соответствии с процедурой, которая указана в статье 231 НК РФ.

Далее в структуре отчёта 6-НДФЛ идёт раздел 2, в котором работодатель должен отразить общие показатели по физическим лицам в разрезе каждой налоговой ставки.

В заключительном разделе – справке о доходах и суммах налога, налоговый агент обязан отразить данные о доходах, суммах НДФЛ исчисленных, удержанных и перечисленных, а также данные о налоге, который по каким-либо причинам не будет удержан и так же указать сумму такого неудержанного налога. 

Обратим ваше внимание на то, что такая справка заполняется только в случае, если отчетным периодом является год и суммы отражаются в данном отчёте также исходя из фактических дат выплат. Свериться можно с различными анализами по НДФЛ, например «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Если убрать галочку «Сотрудник», то отчёт сформируется по всем физическим лицам.

Как проверить корректность заполнения 6-НДФЛ?