Операторам ПДн достаточно один раз подать уведомление в Роскомнадзор — до начала обработки личных данных. Отправлять повторные уведомления в общем случае не нужно, но бывают ситуации, когда исправления необходимы. Расскажем, когда нужно внести уточнения, как это сделать и что грозит за промедление.
Содержание:В каких случаях закон требует подавать уведомления в РКН
Как исправить уведомление, если данные устарели
Как исправить ошибки в уже поданном уведомлении
Суть статьи коротко
В каких случаях закон требует подавать уведомления в РКН
Практически все компании, ИП и самозанятые в России собирают личную информацию клиентов, сотрудников, посетителей сайта. Даже один сохраненный телефонный номер или email уже обязывает становиться на учет в Роскомнадзоре и придерживаться в работе положений 152-ФЗ.
Основная и главная задача — подать первичное уведомление об обработке персональных данных. Четких сроков подачи нет, важно сделать это до того, как начнете сбор и обработку ПДн. Далее ведомство добавляет компанию в реестр операторов — с этого момента можно работать с личными данными. Позже при необходимости подаются другие виды уведомлений:
-
уточненное — до 15 числа месяца, следующего за месяцем изменений.
-
о прекращении обработки — не позже 10 рабочих дней после того, как прекратили обработку;
-
о трансграничной передаче — до того, как начнете передавать личные данные россиян за рубеж;
-
об утечке — в течение 24 часов;
-
о результатах внутренней проверки после утечки — в течение 72 часов.
Важно тщательно следить за сроками подачи уведомлений, ведь риски для бизнеса очень высоки. С 30 мая действует обновленная статья 13.11 КоАП РФ с новыми видами нарушений и новыми большими штрафами. Например, за просрочку с подачей первичного уведомления штрафуют на сумму от 100 до 300 тысяч рублей. Причем для ИП штрафы ничуть не меньше — в этом случае они приравниваются к юрлицам.
Если нужно срочно сообщить об обработке персданных, а времени в обрез. Сервис 152DOC поможет быстро собрать полный комплект документов и на их основе сформировать уведомление в РКН. Готовое уведомление можно скачать и направить самостоятельно, либо на основе шаблона оперативно заполнить форму на сайте ведомства. Узнайте больше о возможностях 152DOC и оставьте заявку на подключение
Как исправить уведомление, если данные устарели
В ходе работы у оператора может что-то поменяться. Например, может уволиться ответственный за обработку ПДн. Если в реестре останутся старые контакты, то РКН просто не сможет связаться с вами и получить уточнения. Это вызовет вопросы и может привести к проверкам. Поэтому обо всех таких важных изменениях нужно оперативно сообщать и содержать всю информацию в актуальном состоянии.
Закон 152-ФЗ установил конкретные случаи, когда нужно подать уточнения:
-
изменилось название/ФИО или адрес оператора;
-
изменились или появились новые цели обработки;
-
обновились меры защиты;
-
в компании сменился ответственный;
-
были скорректированы сроки начала и прекращения обработки;
-
появилась или прекратилась трансграничная передача
-
изменились сведения о местонахождении ЦОД.
Если это ваш случай, то вам необходимо направить уточненную форму — не позже 15 числа следующего месяца.
Как это сделать: перейдите на сайт РКН, далее «Информационное письмо». Обновите сведения в отдельных полях (целиком с нуля заполнять не нужно) и направьте форму на проверку.
Как правильно работать с персональными данными клиентов, сотрудников, посетителей сайта. Какие требования предъявляет Роскомнадзор, как подать уведомление и какие документы выложить на сайте компании. Читайте больше полезных статей и инструкций в нашем блоге.
Как исправить ошибки в уже поданном уведомлении
Допустим, вы подготовили уведомление об обработке персданных, направили его на рассмотрение и только спустя время заметили, что допустили неточности. В этом случае дальнейшие действия зависят от степени ошибок — условно их можно разделить на критичные и некритичные. Разберем две ситуации и подскажем порядок действий.
1 ситуация: вы допустили ошибки, из-за которых уведомление не приняли
В случае грубых недочетов уведомление могут не принять и вы не попадете в реестр РКН. Здесь есть нюанс — важно не пропустить момент отказа, ведь ведомство отдельно не сообщает об успехе или неудаче. Следует самостоятельно проверять статус уведомления на сайте Роскомнадзора.
В этом случае следует направить повторное по той же форме — Приложение № 1 к приказу РКН № 180. Лучше сделать это как можно быстрее, ошибка в уведомлении может стоить дорого — с 30 мая штраф составляет 300 тысяч рублей.
2 ситуация: вас добавили в реестр операторов с ошибками в уведомлении
Если вы нашли ошибки в уже поданной форме, то сразу их исправить не получится — пока уведомление на рассмотрении, сайт не даст направить исправления.
Что делать: паниковать не стоит, важнее всего тот факт, что вы уже направили уведомление. Недочеты можно исправить и позже — но желательно до того, как их обнаружит ведомство. Стоит набраться терпения и дождаться, когда РКН внесет вас в реестр и присвоит регистрационный номер. С помощью него вы сможете позже подать уточнения — Приложение № 2 к приказу № 180.
Не стоит беспокоиться о том, что РКН сразу начнет проверять уведомления и штрафовать — сейчас огромное количество компаний подают формы и физически проверить всех невозможно. Сроков для исправления ошибок законом не установлено, но лучше исправить их сразу же, как узнаете о включении в реестр. Проверка уведомлений и добавление в реестр занимает у РКН до 30 дней.
Обязательно проверяйте статус уведомления — так точно ничего не пропустите.
❗ Роскомнадзор назвал 7 ошибок, которые чаще всего допускают при подаче уведомления. Среди основного: неверный адрес, неправильно выбранные категории и субъекты ПДн, подпись неуполномоченным лицом, отсутствие контактов для связи с исполнителем. Также читайте инструкцию, как заполнить и подать первичное уведомление.
Суть статьи коротко
✅ Компании, ИП и самозанятые подают в РКН уведомление об обработке персданных до того, как начнут работу с личными сведениями.
✅ Исправления нужны о только в случае ошибок в уже поданной форме или при изменениях.
✅ Сроки: для изменений — до 15-го числа следующего месяца, для ошибок — как можно быстрее.
✅ Регулярно отслеживайте статус уведомления, чтобы ничего не пропустить и случайно не нарваться на штраф в 300 тысяч рублей.
Подготовьте первичное и уточненное уведомление с помощью 152DOC
Сервис 152DOC поможет быстро собрать полный комплект документов и на их основе сформировать уведомление в РКН. Не нужно разбираться в тонкостях законодательства — всё уже готово. Заполняйте формы по шаблону, скачивайте и отправляйте в РКН. А заодно — проверьте сайт на соответствие актуальным требованиям: на каком он хостинге, собираются ли cookies, подключены ли метрические системы.
Итог: полная защита вашего бизнеса от рисков и штрафов, работа без стресса и уверенность в том, что вы всё делаете по закону.
В блоге рассказали о возможностях сервиса и объяснили, как он помогает защититься от больших штрафов. Узнайте больше о возможностях 152DOC и оставьте заявку на подключение.
Иллюстрация от freepik на freepik.com
