Во многих организациях используется учет ГСМ. В статье рассмотрим правильный порядок списания ГСМ с использованием путевых листов, ведь только корректный и налаженный учет горюче-смазочных материалов поможет упорядочить и контролировать расход ресурсов компании.

Что относится к ГСМ

Стандартно к ГСМ относят различного вида топливо – бензин, газ, дизельное топливо, а также различные специальные жидкости, тормозные и охлаждающие.

Определение путевого листа

Для учета работы транспортного средства, а также для фиксирования пробега автомобиля используется первичный документ —  путевой лист.

Новая форма этого отчетного документа вступила в силу с 01.02.2023 года и рекомендована к применению тем компаниям, которые активно используют транспортные средства. 

Если ваша организация использует транспорт для различных производственных и управленческих нужд, то в таком случае можно использовать форму, которая утверждена законом №402-ФЗ от 06.12.2011 года.

Благодаря путевому листу можно подтвердить не только экономическую необходимость аренды или лизинга, но и расходы, которые были понесены во время его эксплуатации.

Цель путевого листа — подтверждение реальности совершенной поездки или факта перевоза груза и пассажиров. Помимо этого, путевой лист используют для обоснования расходов, которые работодатель компенсирует своим работникам. Здесь может идти речь об оплате топлива, необходимых запчастей, парковки и даже командировки.

Действующий порядок списания ГСМ по путевым листам

В документе «Путевой лист» отражается количество топлива, которое было выдано и которое осталось по итогу. Используя эти данные, необходимо рассчитать то количество топлива, которое подлежит списанию. Расчет можно представить следующей формулой:

Рассматривая различные нормативные акты по заполнению путевого листа, можно сделать вывод, что этот документ позволяет рассчитать как фактическое, так и нормативное списание ГСМ. Эти данные также отражаются в бухгалтерском учете.

Нормы при списании можно применять как законодательно утвержденные, так и разработанные организацией самостоятельно. Эту информацию в любом случае нужно будет указать в учетной политике. А сами нормы при этом необходимо утвердить приказом руководителя.

Как правильно произвести списание ГСМ в налоге на прибыль

При отражении расходов на топливо нужно учитывать деятельность, в которой используется транспорт:

• если для автотранспортных услуг, то списание можно отнести к материальным расходам; 

• а вот если транспортное средство используется для различных нужд компании – отнести траты необходимо в состав прочих расходов, которые связаны с реализацией и производством.

Если организация не относится к автотранспортным компаниям, то при расчете налога на прибыль расходы, связанные с ГСМ, не следует нормировать. Однако стоит помнить, что размер таких расходов должен быть экономически обоснован.

Как происходит списание ГСМ на УСН

Расходы по ГСМ при системе УСН учитываются в зависимости от того, какая именно подсистема используется:

1. Если используете УСН «доходы», то расходы на ГСМ учесть не получится.

2. Если УСН «доходы минус расходы» — учитывать нужно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение.

Как и в налоге на прибыль, так и при УСН, если организация использует автомобильный транспорт для оказания автотранспортных услуг, то оплату ГСМ необходимо отнести к материальным расходам. Но если транспортное средство используется исключительно для нужд организации, то такие расходы необходимо отнести к составу прочих расходов на содержание служебного авто.

Расходы на ГСМ учитываются также в случае, если одновременно выполнено несколько условий: ГСМ получены, расходы на них оплачены и экономически обоснованы с документальным подтверждением (необязательно дожидаться момента, когда топливо будет списано в производство).

Выше описаны условия для учета расходов на ГСМ в случае, если компания оказывает услуги автотранспорта, но в случае, если автомобиль используется в служебных целях, то исключительно для этого транспорта расходы учитывать не нужно – в расходах достаточно указать компенсацию сотруднику, но только в пределах установленной нормы по законодательству.

На что необходимо обратить особое внимание при списании ГСМ по путевым листам

Основная причина, по которой налоговые службы могут не признать расходы по ГСМ – это ошибки заполнения документов или недостаточность данных.

• Частая ошибка при заполнении путевого листа – это отсутствие отметки о прохождении медицинского осмотра. Конечно, только из-за недостачи этих сведений расходы на ГСМ не могут признать недействительными, но такое упущение может вызвать подозрение у налоговых инспекторов. Инспекторы могут запросить дополнительные данные для более тщательной проверки. И если после получения таких данных будут основания признать эту поездку нереальной, то инспекция вправе не признать такие расходы.

• Еще одна ситуация, которая заставит инспекцию сомневаться в существовании поездки — это выезд в выходной день. Инспекторы могут посчитать, что поездка была сделана в личных целях. Чтобы доказать обратное, необходимо предоставить документальное подтверждение того, что сотрудник работал в выходной день.

• Сомнительной для налоговой является ситуация, когда в путевом листе не указан маршрут. В этом случае при обращении в суд власти склоняются к тому, что путевой лист вовсе не является подтверждением расходов ГСМ.

• Немаловажным при заполнении путевого листа является показатель одометра (это прибор, показывающий пробег автомобиля). В случае отсутствия этих данных налоговые инспекторы могут отказать в признании ГСМ как расходов.

• Нужно внимательно проверять наличие данных об организации и ИП. Если эта информация будут отсутствовать, то невозможно будет проверить налогового агента, у которого возникли расходы на ГСМ. Здесь возникает необходимость доказывать реальность поездки дополнительным сведениями и документами, которые налоговая запросит. А в случае отсутствия такой подтверждающей информации суд будет вынужден принять сторону налоговой.

Вариативность учета путевых листов в бухгалтерском учете

Вид документа, которым будет отражено поступление ГСМ, зависит от способа приобретения топлива. 

Существует три способа приобретения: талон, топливная карта, наличный или безналичный расчет. 

Если топливо приобретается за наличные, то изначально следует отразить выдачу денежных средств подотчетному лицу. Затем приобретенное топливо необходимо учесть на субсчете 10.3 «Топливо». 

После этого отражается непосредственно приобретение ГСМ и на основании счета-фактуры происходит зачет НДС. В случае отсутствия счета-фактуры входной НДС возможно списать за счет организации.

Если приобретение топлива происходит по талонам, то здесь отражение в бухучете непосредственно зависит от условий договора с поставщиком и вида талона. Вообще, в таком случае талоны принимаются к учету по фактической стоимости без учета НДС. А НДС затем отдельно отражается на соответствующем счете 19.

Оприходование талонов в момент получения происходит в том случае, если договором не определен момент перехода права собственности объекта. На дату, когда вы получили талоны, необходимо сделать отражение операции по оприходованию талонов на основании соответствующего документа. Это может быть акт о приемке-передаче или накладная.

Далее происходит отражение выдачи талонов водителю и оприходование непосредственно бензина, которым уже заправлено транспортное средство. Подтверждением этому будет служить чек АЗС.

Иная ситуация, когда топливо приобретается также по талонам, но момент перехода собственности происходит в момент заправки авто. Зачастую в таком случае приобретаются литровые талоны и учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (БСО).

Когда талоны получены, то происходит отражение оприходования топлива, затем выдача талонов водителю и далее оприходование непосредственно полученного топлива на АЗС водителем на основании чеков.

Существует еще одна ситуация при учете по талонам – момент перехода собственности происходит во время заправки топлива. И здесь будут использоваться в основном денежные талоны, а отражать их необходимо в составе кассы как денежные документы.

В таком случае будет происходить отражение операции по поступлению денежных талонов на бензин в составе кассы на основании акта приемки-передачи. Затем талоны необходимо выдать водителям как подотчетным лицам. А топливо, которое будет получено по итогу, нужно будет оприходовать как ГСМ на основании чека АЗС.

Если учет ГСМ происходит по топливной карте, то их необходимо оприходовать по фактической себестоимости на счет 10 «Материалы». А НДС отразить на счете 19, если он выделен отдельно в счете-фактуре.

Датой, когда по факту куплены топливные карты, необходимо отразить оплату, поступление карты, затем отнесение ее на расход. Далее отражаем, что топливная карта учтена на счете 12 «Топливные карты», учитываем НДС со стоимости покупки, и уже последней операцией принимаем к вычету входной НДС.

После всех этих операций, когда средства за топливную карту перечислены, нужно отразить выданный аванс, который по итогу месяца организация может зачесть на сумму реально приобретенных топливных карт на ГСМ и принять к вычету НДС, который получили от АЗС.

Заключение