Ведение бизнеса в удаленном формате с каждым годом становится все более актуальным. Однако решение перейти на удаленку у многих работодателей вызывает множество вопросов: как заключать сделки и организовать электронный документооборот, как получить квалифицированную ЭЦП, сдавать отчетность и правильно принять сотрудников на дистанционную работу? Об этих и других нюансах подробнее расскажем в данной статье.

Удаленное заключение сделок

Есть несколько способов подписать договор в удаленном формате:

Наиболее удобным способом подписания договоров при ведении бизнеса удаленно считается организация электронного документооборота (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП) – это экономит компании не только денежные средства, но и время, так как обмен происходит напрямую как с контрагентами, так и с контролирующими органами. 

Далее более подробно рассмотрим процессы получения ЭЦП и внедрения ЭДО.

Получение квалифицированной ЭЦП

Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи человека на бумажном носителе и на данный момент является самой защищенной. Использовать квалифицированную ЭЦП можно при осуществлении практически любых правоотношений: если законодательно нет ограничений по оформлению документа в электронном виде, то его можно подписать квалифицированной электронной подписью, при этом документ будет иметь полную юридическую силу. Так, можно оформлять электронные счета-фактуры, подписывать квалифицированной ЭЦП документы при регистрации юрлица или ИП, сдаче отчетности в контролирующие органы, а также заверять первичные документы и договоры с контрагентами.

Получить квалифицированную ЭЦП руководители компаний и ИП могут бесплатно в удостоверяющих центрах налоговой, аккредитованных Минкомсвязи России. 

Для этого нужно:

Срок действия полученной подписи составляет 15 месяцев.

Если квалифицированную ЭЦП хотят получить сотрудники организаций или ИП, то сделать это они могут так же в аккредитованных центрах по обычной доверенности, но уже за плату. Для этого сотрудникам или ИП нужно пройти идентификацию, предоставив оригиналы или заверенные копии следующих документов:

• паспорта;

• СНИЛС;

• ИНН;

• выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Обратите внимание, что для использования квалифицированной ЭЦП сотрудниками компании, за исключением руководителя, обязательна доверенность. Машиночитаемая электронная доверенность прикладывается к электронному документу, подписанному сотрудником от имени организации или ИП. При этом порядок использования квалифицированной ЭЦП должен быть закреплен в локальном нормативном акте субъекта хозяйствования.

Организация ЭДО

Перейти на электронный документооборот можно после получения квалифицированной ЭЦП. Для правильной организации ЭДО необходимо выбрать способ обмена документами, договориться с контрагентами (т.к. они тоже тогда должны работать через систему ЭДО) и издать соответствующий приказ.

Обмениваться документами с контрагентами можно либо через оператора, либо напрямую. Первый способ более безопасный, так как документы проходят через оператора, он проверяет исходящий и входящий потоки, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки и уведомляет о возможных ошибках. Выбрать надежного оператора поможет налоговая: на сайте ФНС есть список доверенных компаний.

Для того чтобы использовать ЭДО через оператора с выбранной компанией заключается соглашение и оплачиваются оказываемые ею услуги. Это проще, чем заключать соглашения с каждым контрагентом в отдельности.

В случае, если выбран способ обмена документами напрямую с контрагентами через различные каналы связи (электронную почту, мессенджер, файлообменник и пр.), соглашение об ЭДО заключается с каждым из контрагентов.

Как уже было отмечено, обмен электронными документами через систему ЭДО возможен в том случае, если ее используют и контрагенты. Чтобы наладить обмен документами через ЭДО, нужно договориться с контрагентами о переходе на данную систему. Для этого достаточно направить им письмо в произвольной форме, где необходимо указать список документов, которыми планируется обмениваться в электронном виде, и ПО (или оператора ЭДО).

В завершении издается приказ о переходе на ЭДО. В нем фиксируется порядок работы с электронными документами: правила их создания, получения, хранения, права подписей и т.п.

Как быть с бухгалтерией?

Организовать работу бухгалтерии при удаленном ведении бизнеса можно несколькими способами:

У каждого из способов есть свои достоинства и недостатки, поэтому единственно верного решения о том, как лучше вести бухгалтерию для удаленного бизнеса, не существует. Руководителю необходимо заранее проанализировать возможные риски и затраты.

Кстати, рекомендуем облачную версию программы 1С:Бухгалтерия – это отличное решение для стабильной и безопасной работы бухгалтера с возможностью удалённого подключения с любого компьютера. Можно загрузить свои базы 1С и в любой момент выгрузить обратно. Простое управление доступами для удаленных сотрудников, фрилансеров и бухгалтеров-аутсорсерсеров.

Прием и перевод сотрудников на удаленный режим работы

В случае постоянного или временного проживания кандидата за границей, заключать трудовой договор с ним нельзя: вместо трудового заключается договор гражданско-правового характера. Если же кандидат проживает в России, то порядок действий стандартный как при приеме в штат нового сотрудника: у сотрудника запрашивается пакет документов, его знакомят с локальными актами организации, подписывается трудовой договор с изданием соответствующего приказа о приеме на работу и заводится личная карточка.

Разница между «обычным» сотрудником и удаленщиком в том, что сотрудник, работающий на удаленке, может предоставить документы не только лично, но и в электронном виде. Трудовой договор при этом так же можно заключить в электронной форме с использованием квалифицированных ЭЦП сотрудника и работодателя.

При принятии сотрудника на удаленную работу, руководителем принимается положение о дистанционной работе. В данном положении описывается порядок удаленной работы: режим рабочего времени, порядок и условия выхода дистанционного сотрудника на работу, правила предоставления отпусков, необходимость предоставления отчетов о проделанной работе и пр.

Если требуется перевести сотрудников на удаленку, то составляется доп.соглашение к трудовому договору, где указывается дистанционный характер труда, причина и срок перевода, режим рабочего времени и способы взаимодействия с руководителем. Также издается соответствующий приказ.

Если перевод на удаленку происходит экстренно (например, в случае эпидемии или катастрофы), то издается только локальный нормативный акт без доп.соглашения.

Облачные версии программ 1С - отличное решение для удалённой работы сотрудников. В любой момент можно выдать сотруднику удалённый онлайн доступ к программе 1С, устанавливать программы на компьютер не потребуется.

Дистанционная сдача отчетности

При наличии квалифицированной ЭЦП компания или ИП может сдавать всю отчетность дистанционно. Чтобы сдать отчеты в ФНС и новый фонд СФР, можно использовать один из следующих способов:

• Через сервис ФНС (подходит только для сдачи налоговой отчетности);

• Через ЭДО;

• С помощью аутсорсинговой компании;

• Поручить отправку отчетов представителю по доверенности.

Для сдачи декларации за ИП необходима нотариальная доверенность, в которой должно быть указано, какие действия может совершать доверенное лицо.

Обратите внимание, что иногда контролирующий орган может потребовать личное присутствие руководителя юрлица или ИП – в связи с налоговой проверкой или вызовом на допрос в качестве свидетеля. Данные случаи подробно прописаны в ст. 31 НК РФ.

Для экономии времени и удобной дистанционной сдачи отчетности в контролирующие органы подключайте сервис 1С-Отчетность – весь документооборот и сдача отчетности происходят в программе 1С. Сервис уведомляет в программе и через СМС о новых запросах ФНС. Подготовить и отправить ответ вы сможете, не выходя из программы 1С.