Если планируется работа сотрудников на личных, домашних компьютерах необходимо сделать следующее:
-
Назначить ответственных за настройку удаленных рабочих мест и специалистов технической поддержки, которые будут решать проблемы пользователей в процессе работы.
-
У сотрудников нужно уточнить возможность удаленной работы: наличие дома компьютера, подключенного к интернету, его технические характеристики и наличие свободных разъемов для подключения дополнительного оборудования.
-
Установить программы для удаленного доступа — TeamViewer, Ammyy Admin или похожее программное обеспечение. Это необходимо для того, чтобы специалисты технической поддержки смогли подключиться к компьютеру сотрудника, если у него возникнут проблемы.
-
Настроить на домашнем компьютере работу IP-телефонии — установить ПО для приема и совершения звонков, подключить и проверить работу гарнитуры. После настройки необходимо совершить тестовый звонок, чтобы проверить, как работает требуемый функционал: переадресация, запись звонков и т.д. Благодаря этому, сотрудники смогут совершать звонки с рабочих номеров, не используя личные телефоны, клиенты смогут по привычным номерам связываться с вашими сотрудниками.
-
Составить список необходимых программ и определить варианты удаленной работы. В некоторых случаях сотрудникам достаточно предоставить удаленный доступ к рабочему месту, в других - может потребоваться использование специализированных приложений. Многие облачные сервисы поддерживают работу при помощи браузера.
-
Заранее отправить сотрудникам все необходимые инструкции по работе в дистанционном режиме и обязательно протестировать работу настроенных компьютеров. Каждый сотрудник должен убедиться, что у него есть все необходимые доступы, логины и пароли, программное обеспечение запускается и корректно работает.
-
Написать инструкции, как начать рабочий день на удаленке: куда зайти, какой ярлык нажать, какие пароли где набирать, как переводить звонки и т.д.
-
Проинструктировать работников по техническим моментам и рассказать, к кому обращаться в случае проблем. Если набор программ отличается от тех, что установлены на привычном рабочем месте, стоит написать инструкцию по работе с новым ПО.
-
Написать должностную инструкцию для дистанционных сотрудников. В ней стоит указать график работы, порядок контроля выполненных задач, порядок взаимодействия сотрудников и другие значимые моменты.
-
После того, как все настройки выполнены, желательно поработать в тестовом режиме хотя бы один день. В процессе работы обязательно будут выявлены слабые места, которые проще исправить в обычном режиме работы.
Обзор программных продуктов для эффективной командной работы в режиме онлайн
Чаты
Удобное средство для объявлений и общения команды. Чаты эффективны и удобны, если сотрудников немного. Если в чате активно общается много людей, сообщения теряются и поиск нужной информации занимает много времени. Много возможностей для коммуникации сотрудников, в том числе чаты, предлагает сервис Microsoft Teams, новые пользователи могут пользоваться им бесплатно в течение 6 месяцев
CRM и контроль выполнения поручений
Облачные CRM системы помогают вести не только учет обращений клиентов, а также организовать командную работу сотрудников: постановку задач с фиксацией сроков, назначение ответственных, контроль выполнения поручений и т.д.
Из популярных инструментов для командной работы можем порекомендовать систему Битрикс24. Этот продукт представляет, помимо CRM, полноценную платформу для организации виртуального офиса вашей компании. В Битрикс24 есть корпоративный портал с возможностью общения, обмена идеями и открытого обсуждения, а также управление проектами и задачами. Кроме того, сервис позволяет легко создавать сайты и интернет магазины и настраивать удобную коммуникацию с клиентами. При необходимости можно использовать встроенную телефонию или настроить интеграцию с внешней. Что немаловажно, в линейке тарифов Битрикс24 есть бесплатный, который позволит с минимальными вложениями автоматизировать работу небольшой компании.
1С в облаке
Облачные версии программ 1С позволяют просто и с минимальными затратами «переехать» в онлайн бухгалтеру или целому офису. В облако очень просто перенести используемую конфигурацию, сохранив настроенные бизнес-процессы и сразу приступить к работе.
Обмен документами
Для базовой работы с документами вполне подойдут сервисы типа Google Docs, а для хранения и обмена — любые облачные хранилища. Кроме того, возможность совместной работы с документами предусмотрена во многих CRM системах.
В облачном сервисе 1С от «Е-Офис 24» уже есть возможность командной работы с документами в облаке, где уже установлен бесплатный пакет работы с офисными документами LibreOffice и есть возможность арендовать MS Office.
Самое важное
Перед переходом на «удаленку» стоит заранее продумать, как будет организовано взаимодействие сотрудников и подобрать инструменты для командной работы в соответствии с требованиями внутренних процессов компании. После того, как рабочие места настроены, нужно их проверить, чтобы избежать сложностей в процессе работы.
С наилучшими пожеланиями, команда «Е-Офис 24»
