1С:Распознавание первичных документов

Три основных этапа

Сервис позволяет в 5–10 раз ускорить процесс ввода первичных документов в программы семейства 1С. Работа организована просто и логично.

1. Подготовка и загрузка документов.
   Отсканируйте или сфотографируйте бумажные носители. При большом объеме бумаг целесообразно использовать поточный сканер. Кроме сканов и фотографий, «1С:Распознавание первичных документов» принимает файлы Excel, PDF, архивы. Загрузите полученные файлы в программу 1С — сервис автоматически определит их формат и тип: одно- или многостраничный, архив и т. д.
2. Автоматическое распознавание и обработка.
   После загрузки система 1С приступает к распознаванию первичных документов. Скорость обработки зависит от объема загружаемых файлов, разрешения и качества изображений, сложности таблиц и других факторов. Первые документы распознаются и становятся доступными за 1–2 минуты. Процесс проходит автоматически, вы можете заниматься другими делами и вернуться к «1С:Распознавание первичных документов» после его завершения.
3. Проверка результатов и создание соответствующих записей в информационной базе программы 1С.
   После того как сервис завершит работу, нужно проверить результаты и при необходимости внести корректировки. Важная часть проверки — сопоставление наименований организаций, контрагентов и позиций номенклатуры с объектами имеющейся информационной базы. Сервис автоматически подбирает соответствия и подставляет их в документ. Если при сопоставлении возникают неясности — например, система не находит точного соответствия по контрагенту или товару, потребуется вмешательство пользователя: подтвердить предложенное соответствие или создать новую запись в справочнике прямо через интерфейс «1С:Распознавание первичных документов».

Возможности

Сервис разработан и поддерживается фирмой «1С». Все операции — загрузка, корректировка распознанных данных и автоматическое создание документов — выполняются внутри привычного интерфейса программы, без использования продуктов от сторонних разработчиков.

Основные функциональные возможности «1С:Распознавание первичных документов»

• Идентификация поставщиков, покупателей, прочих контрагентов, а также номенклатурных позиций и сопоставление их с объектами информационной базы.
• Подбор ближайших совпадений — если в базе записи отличаются по написанию или формату, «1С: Распознавание первичных документов» предлагает наиболее похожие варианты для подтверждения пользователем.
• Запоминание выбора — если у одного поставщика и покупателя номенклатура называется по-разному, система запоминает и в дальнейшем автоматически подставляет вариант, указанный пользователем.
• Проверка числовых значений — по встроенным формулам проверяется корректность чисел в табличной части документа (сумм, итогов и т. п.).
• Подсветка проблемных мест — «1С:Распознавание первичных документов» выделяет строки или поля, требующие особого внимания (непонятные символы, вероятные ошибки).
• Удобное создание недостающей номенклатуры — если в справочниках нет нужной позиции, сервис позволяет быстро и аккуратно создать ее прямо из интерфейса «1С:Распознавание первичных документов».

Также сервис умеет делать привязку к документам-основаниям, формировать комплекты документации по одной и той же хозяйственной операции, применять универсальное распознавание для типов документов, неизвестных системе.

Рекомендуется использовать сервис для ускорения ввода первичных документов в базу, повышения точности ввода, а также автоматизации прикрепления сканов подписанных документов к предварительно созданным документам в базе.