Подготовили памятку о том, какие сведения нужно подготовить для сотрудника при увольнении, какие документы обязательны, а какие выдаются только по запросу. А если собираетесь принимать сотрудника на работу — почитайте, какие документы нужно оформить при трудоустройстве.
Кратко про увольнения в 2024 году
Расторжение трудового договора нужно проводить по закону: работодатель должен рассчитаться с бывшим коллегой и подготовить для него обязательный пакет документов. Если запоздать с оформлением бумаг, то можно нарваться на штраф — для компаний он может составить 70 000 ₽.
Сотрудник имеет право получить любые типы сведений, которые связаны с его работой: приказы, справки, выписки. Часть из них работодатель выдает в день увольнения, еще часть можно получить, направив письменный запрос.
Сотрудник может уволиться по собственному желанию, либо его могут уволить «по статье», например, за прогул или кражу. При этом увольнение — самый строгий вид наказания, кроме него к работнику на трудовом договоре можно применить замечание или выговор. В блоге рассказали, чем отличаются виды дисциплинарных взысканий и в каких случаях их использовать.
Какие документы нужно выдать обязательно
Обратите внимание, что списки ниже актуальны в том случае, если компания сотрудничает с персоналом по трудовым договорам. Список бумаг при расторжении договоров гражданско-правового характера будет отличаться.
✅ Трудовая книжка
Если вели бумажную трудовую книжку, то нужно внести в нее запись об увольнении и отдать. Бывает так, что работник не может самостоятельно забрать книжку, в этом случае можно отправить ее по почте заказным письмом (статья 84.1 ТК РФ).
Если книжка велась только в электронном формате, то следует подготовить справку по форме СТД-Р.
СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности: периоды работы, названия должностей, информацию о переводах, увольнении и других кадровых мероприятиях. Она может понадобиться для подтверждения трудового стажа и при оформлении социальных выплат.
Подготовить СТД-Р и другие виды справок можно в облачной версии 1С. Например, подойдет программа «1С:Зарплата и управление персоналом». Можно поработать в ней бесплатно две недели, либо получить бесплатный доступ на 28 дней.
Чтобы создать справку СТД-Р в «1С:ЗУП», перейдите в раздел Отчетность, справки. Далее откройте Электронные трудовые книжки. По кнопке Создать выберите Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р.
Основные сведения о работнике программа заполнит автоматически, вам остается только дополнить их, проверить документ на корректность и распечатать.
Вы также можете перейти в документ Увольнение и по кнопке Печать сразу отправить на распечатку весь комплект документов.
✅ Копия раздела 3 РСВ
Пакет обязательных документов не будет полным без раздела 3 расчета по страховым взносам. Он содержит информацию о выплатах, облагаемых страховыми взносами за последние 3 месяца.
Обратите внимание: все бумаги и копии обязательно должны быть заверены, а их электронные версии следует подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
✅ Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1
С 1 января 2023 года работодатели используют форму ЕФС-1. Подраздел 1.2 раздела 1 заменил собой отчет СЗВ-СТАЖ. Он содержит информацию о страховом стаже за последний год работы.
✅ Выписка из персонифицированных сведений
Следующий документ — выписка из персонифицированных сведений за месяц. Ранее она представляла собой форму СЗВ-М.
В ней содержится: сумма заработка, размеры страховых взносов и другая информация, которая будет играть роль при назначении пенсии.
✅ Расчетный листок
В день увольнения работодатель производит окончательный расчет с сотрудником. Нужно выдать расчетный листок с информацией обо всех начислениях и удержаниях за последний месяц работы. Кроме того, в листке нужно прописать суммы других выплат. Например, размер больничного пособия и компенсаций за неиспользованный отпуск.
✅ Оригиналы документов
Кроме того, нужно вернуть все оригинальные документы, которые хранились у работодателя: трудовую книжку, медкнижку, дипломы и другие бумаги.
По закону о персональных данных, компания не может хранить копии личной информации сотрудника без его согласия, поэтому после увольнения нужно будет уничтожить копии паспорта, СНИЛС, диплома об образовании.
Какие документы нужно выдать по запросу
Дополнительные бумаги следует отдать не позже трех дней после получения письменного запроса (статья 65 ТК РФ).
Если их не предоставить, или сделать это с задержкой — работодателя оштрафуют (статья 5.27 КоАП РФ):
→ от 1 000 до 5 000 ₽ заплатит ИП, а если он нарушит закон повторно, то штраф вырастет до 20 000 ₽;
→ штраф для юрлиц составит от 30 000 до 50 000 ₽, при повторном нарушении вырастет до 70 000 ₽.
Вот список документов, которые может запросить работник:
✅ Копии приказов
У бывшего сотрудника остается право запрашивать копии приказов: о приеме на работу, о переводе, увольнении, назначении больничных, отпускных, командировочных. Также это могут быть различные приказы, которые связаны с направлением на обучение и аттестацию.
✅ Справка о доходах 6-НДФЛ
До 2021 года работодатели выдавали справку по форме 2-НДФЛ, но с 2021 года она отменена. Теперь готовят справку о доходах, которая представляет собой выписку из отчета 6-НДФЛ. Она включает информацию о доходах, суммах НДФЛ и налоговых вычетах.
✅ Справка № 182н
Эта справка содержит сведения о доходе за последние два года перед годом увольнения. Она понадобится для расчета больничных, декретных и других пособий на новом месте работы.
С 1 января 2023 года она была отменена, поэтому работодатели теперь ее не выдают. Несмотря на это, у сотрудника остается право запросить эту справку — компания не сможет отказать в такой просьбе. В блоге подробнее рассказали про причины отмены справки и объяснили, где найти форму в программах 1С.
✅ Справка об использовании дополнительных дней отдыха по уходу за ребенком инвалидом
За ней может обратиться сотрудник, который ухаживает за ребенком инвалидом. В ней нужно прописать, сколько на момент увольнения осталось дополнительных выходных по уходу, сколько из них использовано, а сколько нет.
✅ Справка о среднем заработке
Может понадобиться тем, кто хочет встать на учет в центр занятости и оформить пособие по безработице. В ней указывают продолжительность работы в компании, информацию об отпусках и размер среднего заработка.
Обмен документами в 1С
Сформировать перечень документов при увольнении можно в облачной версии 1С, подойдет конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом». Вы можете протестировать «1С:ЗУП» бесплатно в течение 14 дней, а также продлить бесплатный период до 28 дней.
Кроме того, для автоматизации обмена сведениями с персоналом подойдет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Он поможет ускорить обработку и обмен заявлениями, справками, расчетными листками и другими кадровыми документами. Это удобное решение, если сотрудник работает удаленно или не может подойти в офис чтобы забрать нужные бумаги.
Иллюстрация создана при помощи нейросети Kandinsky by Sber AI
